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[活动反馈] 18期思享会感悟:服务是最好的管控

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发表于 2015-4-4 01:32:21 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 待兔者 于 2015-4-4 01:41 编辑

        第18期的思享会,听完课,挺有感触的。sspeed分享的更多的是理念上的东西;结合自己以前的工作经历,分享一些技术上的细节,希望有助于网友的思考。


财务的职能
        记得应聘W公司的时候,当时的总办负责人问我:财务的职能是什么?当时的回答大概是:财务的职能应该有两部分,一是监督管控,比如费用报销的审核需要坚持原则;另一个是做好服务,财务需要提供正确的数据更好地帮助业务部门的经营决策。
        费用报销确实是件令财务人员头疼的事,但这样的糟心事不只是来体现财务的管控,也是展现财务服务的绝佳机会。


报销中的服务与管控
        在W公司的财务年会,财务经理邀请了一位业务部门经理来谈谈对财务工作的看法。这位业务部门经理倒也有意思,做了三张PPT,一张开篇、一张结尾,剩下一张有内容的。这张有内容的PPT也非常简洁:画了一个天秤,然后廖廖四个字:左边写“管控”,右边写“服务”。就是这样的一张PPT,讲了半个多小时。
        业务与财务的积怨颇深,相信是很多公司的现状。而报销难就是业务人最直接的抱怨!
        顺着费用报销流程来看:
        首先,业务不知道预算有多少。在W公司,预算主要由业务部门编制、财务部审核、职能部门负责人及总经理评审。预算怎么来的,有时候业务部门更清楚。我就每个月向业务部门负责人报送各自的月经营情况表,里面包含了费用开支与预算的对比、简单的对比分析,同时也提示需要关注的费用项目。
        其次,业务不知道如何正确地填写报销单、不知道需要什么样的附件。曾经花了半个月的时间,编写了二十几页的费用报销操作指引:单据报销时点、单据如何粘贴、单据的费用类型、费用类型对应报销哪些费用说明、需要什么样的附件、需要经过哪些人审核、审批。不只是文字说明,还有填单截图与标识。
        以业务招待费为例:
业务招待费.png
        再次,业务最关心钱到账没。每次报销付款完后,要求本部出纳将付款清单导出、发送各项目财务人员。业务人员可以在每月集中付款日后(对公付款每月两次、个人报销每周一次;每月初财务邮件通知付款日期、截单日期),直接向本项目的财务人员询问款项支付情况。审核不符的单据,用铅笔写明不符事项;在退回单据时,同时以邮件方式将单据号、原因发送给各项目财务人员。


沟通前置,减少麻烦
        预先告知注意事项,也能极大地减少事后报销的麻烦。
        发票抬头写错公司名称的大有人在,有时候“逼着”业务去重新开票也是不近人情。经财务经理同意后,我们为每个项目、分公司制作了一批“名片”,名片上印有公司名称、税务登记证号、银行账号等信息。这名片既可以让业务部门收钱时使用,开票时也可以使用。对于职能部门的人,我挑部门负责人在的时候,给每人发放两张,嘱咐名片的用途、特别要求用手机拍照留存、不够时再找出纳或者前台领取。
        因当地习俗,各项目在中秋节前会举办活动、活动中会涉及赠送小礼品的问题。通过邮件进行必要的提示(发送具体经办人、抄送其部门负责人),要求留存好采购清单、大于某一金额以上的礼品需附有签收单、活动快报中需有相关活动的照片等等,同时用红色加粗字体强调附件不完整将会影响后期费用报销之类的话语。


事后审核,一个都不能少
        费用报销前先告诉你有哪些要求;不是一次,而两次、三次地告知。现在,你犯错误了,只要不是新人,那就要挨批评了。这个时候业务人员就不会有太多的理由。
        在W公司,报销单据先由项目财务审核、之后到项目负责人,根据业务情况由业务总监或其他职能部门审核,然后财务部审核或审批,特别事项或大于某一金额须经总经理审批。这个模式跟sspeed分享的差不多。财务部为什么一定要在总经理之前呢?理由就不多说了。
        同样,为了尽可能统一项目财务人员的审核标准,也编写了一份付款单据审核指引。不过这份指引更多只是形式要求上的审核,业务实质的审核更需要经验的积累。
        以下截取发票审核的部分:
发票审核.png


        预防成本的增加可以有效降低不良品的产出。费用报销亦是如此,把管控融入到服务中,把管控前置在业务开展前。那么,报销难,其实也不难。

评分

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发表于 2015-4-4 04:55:27 来自手机 | 显示全部楼层
本帖最后由 有凤来仪 于 2015-4-4 04:56 编辑

非常受益,戳中。完善费用报销制度的建议我恰可补充在这次的费用内审报告中。
发表于 2015-4-4 15:01:47 | 显示全部楼层
印制并发送财务名片的方式可取
发表于 2015-4-4 15:52:11 | 显示全部楼层
印名片这个方法确实挺好的。
发表于 2015-4-4 16:07:54 | 显示全部楼层
费用报销制度
关系到报销流程,审批流程,报销指南........细化起来是一大本书呢!
很想有这么一部字典类的东西可以参考
一步一步来吧
发表于 2015-4-5 09:17:35 | 显示全部楼层
呆兔厉害~学习了~
发表于 2015-4-5 20:19:37 | 显示全部楼层
我们为每个项目、分公司制作了一批“名片”,名片上印有公司名称、税务登记证号、银行账号等信息。这名片既可以让业务部门收钱时使用,开票时也可以使用。
发表于 2015-4-5 20:55:16 | 显示全部楼层
成也服务,败亦服务。
发表于 2015-4-6 09:57:26 | 显示全部楼层
恭喜组长升任版主~我学到的是印刷公司名片,还有集中付款,还有报销说明,天呐,我还要做好多事哦!
 楼主| 发表于 2015-4-6 17:46:17 | 显示全部楼层
miss-ma 发表于 2015-4-6 09:57
恭喜组长升任版主~我学到的是印刷公司名片,还有集中付款,还有报销说明,天呐,我还要做好多事哦!

看完贴子能有所收获就是最好的回贴。
发表于 2015-4-7 21:58:47 | 显示全部楼层
大家都说印刷名片好。我原来公司就印了公司名称名片。版主,印上税务代码和银行账号是否涉及泄密?有点担心
 楼主| 发表于 2015-4-7 22:06:51 | 显示全部楼层
xiaoxiaoyi2004 发表于 2015-4-7 21:58
大家都说印刷名片好。我原来公司就印了公司名称名片。版主,印上税务代码和银行账号是否涉及泄密?有点担心

不会涉及泄密的问题。你如果去开增值税专用发票所需的开票资料就会要求税务登记号;试想,你要让人家转账收钱,不给人家银行账号能行吗?
发表于 2015-4-8 08:32:25 | 显示全部楼层
学习了,服务是最好的管控
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