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三.外协加工

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发表于 2021-2-3 08:01:25 | 显示全部楼层 |阅读模式
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像主材、设备、专业分包、物流运输、广告等业务,我们可以通过市场询价的方式去验证价格合理性,而外协加工这类属于定制化产品的采购。如果你拿着产品图纸去询价,对方往往会知道你是哪家公司的,就会联系公司采购员了解实际情况,导致询价失败。而且此类供应商并不想透明产品,比价普遍,短时间内,也很难找到合适的供应商。
4.1 外协计划的合理性
外协的前提是自己工厂的产能饱和,内协也饱和,把一些无法出产量、有环保问题的工序或产品外包给外协厂。
不少外协部的人暗股入了某家外协厂,在安排外协任务时,就经常把不该外协的内容也外协了。
想评估外协计划是否合理,可以查看各车间班组的计产薪酬构成,如果包含了一大部分杂工工资(打扫卫生、整理场地),可能就是生产不饱和;还可以对比各公司的人均产值的数据;加班工资也是评价生产计划安排合理性的一个参考指标;还可以观察车间的场地空余。
有些工序外协,一年上百万的支出,一台设备才十几万,只需要2个操作工。当你提出可以买设备自己加工时,外协部又会解释车间没有多余的场地。

4.2 三家比价
三家比价是最低要求,但外协部在询价时,往往只询价这三家,而内定的这家供应商,无论客户或项目的远近都能报价。有时,外协厂为了赚取运输费差价,往往以距离较远的加工厂来报价,所以熟悉外协商在各地的加工厂也很有必要。比如项目在哈尔滨当地,外协加工厂选择了山东、宁波、安徽的外协单位,其实都不合适。我们应该选择的是哈尔滨当地的供应商。
一家供应商的产能是固定,一旦达到一定的程度,要么质量出问题,要么交期完不成。在供应商考察报告中,就可以获取供应商的产能等数据,有利于我们判断三家比价时,供应商选择的合理性。
除此之外,我们还应关注议价过程是否有留痕。不少采购是通过不显示议价过程来操控中标单位。因为供应商很熟悉报价过程,知道采购员会再次议价,所以第一轮报价往往会有水分。而询价人员往往利用这一点来操纵中标结果。比如,内定供应商第一轮报价单,然后选择产能饱和的两家单位或报价没有优势的单位。询价人员在编制比价表时,在编制议价时,往往会只填内定的那一家,理由是未中标的两家不愿意降价,而内定的这家往往只比第一轮报最低的报价低几百元,从而中标,降价毫无理由。

4.3 如何识别假报价单
在外协加工这一环节,由于工厂的计划科制订的外协计划会有瑕疵,导致外协的量不能很好暂估,而外协厂知道你长期询价但从未中标就开始不愿意报价或者报高价。
这时,就会发生伪造报价单的情况。外协员与外协厂商量,外协厂负责去弄两家公司的报价单,或者外协人员自行弄两份假报价单。
那我们怎么来识破这一问题?如果要求外协人员提供了解记录来一条条核对,不但耗时耗力,而且事半功倍,如何能快捷地发现此类问题?
伪造报价单通常是伪造未中标的两家单位,而签合同的那家单位的报价要与合同价一致。伪造报价单通常有5种做法。
(1)懒人法:直接打印一份报价单当做落选的两家供应商的真实报价单,没有公司抬头、公章等信息或者只有签名。给审计人员的解释就是“对方知道自己的价格没有优势,所以不愿意盖章”,或者“对方的业务人员在外地出差,来不及盖章”。
(2)剪刀法:其他方法与懒人法一致,但是会将供应商的印章剪切下来,贴在打印出来的报价单上,通过复印机复印形成新的订单。由于是复印的,这就导致了印章周围有不规则的黑线。
(3)扫描法:个别供应商报价单只有公章,没有报价人与报价时间。伪造时就把只有公章的报价单折叠覆盖在已经打印出来的报价单,然后通过扫描全能王等软件扫描后,彩打出来形成新报价单。印章确实是红章,但是印章栏会与报价栏有折痕。可以通过同一家公司不同时间段的报价单进行对比分析,可以发现此类伪造的报价单。
    (4)软件法:
    1)用涂改原报价单的信息:主要是涂改标的物、单价、数量、日期等信息,只保留供应商的印章。由于不专业,往往导致涂改部分的背景与原纸张颜色不一致。
    2)使用电子印章:先打印出伪造报价单,然后用软件伪造一个电子印章或用软件截取印章复制到假报价单上。截取的印章往往因为没有将印章空白处透明化,导致印章会遮盖报价单上的部分文字。而电子印章往往会色泽一致,也很容易识别。
(5)印章法:从网上购置了刻印机,刻制了供应商的公章,用于伪造报价单。这种手段从报价单上是无法发现的。
当审计人员发现此类问题后,外协部辩解的理由往往如下:
此类产品外协时间紧,供应商不配合报价等等,因为集团的制度要求三家比价,迫不得已出此下策。至于刻制假印章,他会辩解,营销部去做业务就是这么弄,采购为何不可以。他们会把违法的事儿当做司空见惯、很正常的的事儿。
会不会做,愿不愿去做,与伪造单据来欺骗领导是两会事儿,性质更严重。对于这些狡辩的理由,审计人员都不能取纳。
说了这么多伪造报价单的手段,那我们如何去识别这些伪造的单据?
伪造报价单的结果往往体现为三方面:中标单位的报价偏离市场价或组价不合理;配合报价的两家供应商长期报高价,一直未中标,但还是喜欢一直报价;由于三份报价单都出自同一人之手,未中标的两家单位的报价都会犯相同的常识错误,比如运输费、制作费等等。
另外,伪造单据确实容易,但是伪造整个询价、比价、议价流程很麻烦,直接通过询价的聊天记录更为直接,也可以拜访未中标的供应商了解报价单的真伪。
除了伪造报价单,还有另外一种是已过有效期的报价单的重复使用。正常的询价单应该有具体的数量,而这些询价单的数量往往是“1”。材料价应该是谈价当日的价格,而用于凑数的报价单,往往是数日前,数月前的报价单。
【审计案例】过期一年的报价单
某产品采购,主要原材料为1500吨,一共3家供应商参与报价,明细如下:
报价单位        报价时间        报价
A        19年3月        850万元
B        20年8月        845万元
C        20年8月        960万元
询问A供应商的报价单为何为1年半前的报价。
外协部解释:19年3月是A中标,由于与A有官司,在价格报批环节被老板拒绝了,20年8月重新询价,用A的报价去和B压价,还降了5万元,没问题。
审计人员查询了该材料的信息价,19年3月的价格为4,000元/吨,而20年8月为3,000元/吨,按照材料价差,应降价150万元,而不是5万元。
案例点评:采购审计时,关注报价的时效性很有必要,利用时间差营造出虚假的低价也是常见的。

4.4 外协组价
产品的成本主要成本是由材料费、加工费、运费,如果这三块是透明的那么,材料价格的高低就很容易识别。
(1)材料费:一般是参考询价当天的网站信息价,再加上合理损耗。因为该价格不是直接从厂家采购的价格,故与各外协厂的报价对比,会略偏高,可作为材料的上限价。如果各外协厂的报价有时间差,也可以选择编制比价当天的信息价。
(2)加工费:可以根据料工费核算出一个价格。通常我们可以用车间内部结算定额(非员工岗位定额)作为参考。
(3)运费:可以参考年度价,也可通过货运帮、运满满等APP进行市场询价。
另外,我们可以选择分析产品的成本利润表或者组价明细,可以让我们辨识出定制化产品的定价合理性。
分析数据可以有三块:内部成本价、外协报价、对外销售价。
内部成本价:内部成本价主要是加工费,我们可以将加工费分解为多道工序组合而成,并按照内部的工序单价并加上管理费形成制作费。
外协报价:如果该工序是新的,公司没有内部定额,我们可以分析三家报价对制作费的规定。当然,也可以根据设备价、员工月工资、产品月产量来评估出单道工序的价格。如果审计人员缺乏相关的能力,可以请成本定额科或者深化人员帮忙测算产品的价格。
对外销售价:如果外协报价已经高于对外销售价,就得了解是否为战略销售、不平衡报价等原因,是否有相关的情况说明。
询价人员为了达到操控询价结果、谋取私利的目的,则会利用审核人员不熟悉产品特性、主要技术参数的情况,发询价函时会通过以下几种方式:
(1)不拆分报价:要求供应商报综合单价(一口价)来代替完全成本测算,然后以“项目紧急,没有产品图纸”、“产品质量要求高、技术含量高”等理由来糊弄。
(2)将不同品级的产品归为一类:将低规格的零件或者产品当做高规格的材料一起询价。理由是低价的产品,厂家不愿意做,因为接了其他产品,所以附带做这些低端产品。
(3)无中生有创造一道工序:市场上可以买到厂家已加工好的半成品,不去购买,反而是通过购买原材料委外加工。
(4)合理损耗、余废料的归属不当:当有甲供料外协时,因为材料排版的问题,将本来是3%的合理损耗,放大到5%-10%。模糊余废料的概念,且将余废料归供应商所有。在询价时,余废料归属不明确,在签订合同时,在不起眼的地方注明。有时,内外协对损耗、余废料的归属设置两条标准。
我们在审计时,就需要有针对性地去检查上述内容,当然,这对我们审计人员的要求也高了,不但需要会看产品的图纸,还得学会测算产品的成本。

4.5 材料管理
为了节省运输成本,材料会选择直接从供应商发到外协厂。由于配货关系,容易产生非限额送料。
我们可以全盘原材料、半成品、成品、余料的数量,再半成品、成品可以根据产品的合理损耗倒算出原材料的量,结合外协厂的材料账测算出材料的实际账实差异。
如果差异大,可根据外协合同在加工费中直接扣除处罚款,并要求补全材料。
还可以关注因工艺变更后,沟通不及时导致的外协厂加工生产的成品,如果未及时处理,外协厂会收取场地占用费,到时候想将这一成品退回来也会成为问题。

4.6  醉翁之意
当外协部突然与某长期合作商中断合作,并以质量、交期等借口来说明该外协厂不可靠,但无法提供相关证据,新合作的外协厂刚成立不到1个月。我们得调查一下新合作伙伴的主要股东和高管,最好是从人力资源部获取近2年技术骨干的流失名单,说不定该公司就是离职员工和在职的一些高管所成立的。
除了查价格是否正常外,还需检查是预付款、其他应收款这两个科目,检查该合作商运转的资金是否来自于公司。
公司是禁止在职员工在合作单位兼职的,即使没利益输送,也涉嫌培养竞争对手,影响在职的技术骨干的稳定性。发现此类情况,单独做报告汇报。

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发表于 2021-3-11 21:03:06 | 显示全部楼层
好文章!
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