如何审核员工提交的费用报销单据?看似非常简单的工作,但是实际上也有一些小技巧。本文总结出五个逻辑性判断的思路,让你轻松识别报销申请的单据中是否有猫腻,让违规报销的恶劣行径快速现出原形。
1. 报销时间、日期冲突
比如有员工在报销出差餐费时,出差时间段是在2月1日——3月1日期间,但是其填报的餐饮发票是在1月25日,与实际出差期间有冲突,很明显这是不正常的,是不予报销的。
2. 报销地点前后矛盾 比如某员工一直在北京工作,但是其报销的餐费、交通费有发生在南京的事项,这种地点存在冲突的情况,除非有特殊原因,否则是不允许报销的。
3. 报销的事项违背常识 比如某车辆司机报销加油费,有两张加油费的发票日期相差不超过2小时,而且每张发票都是加满油的发票,而公司只有一辆车,他是唯一司机,同一辆车不可能在2小时内两次加满油。这种报销的事项是违背常识的,也是不允许报销的。
4. 报销的事项孤立,前后不可验证 比如某员工报销单据中有一张打出租车去机场的发票,但是该员工当期并没有异地出差的记录、没有报销机票的记录,只有孤零零一张去机场的出租车发票,也没有从机场返回的车票,由此就可以判断这张发票基本是不符合常理的,存在恶意套取公司资金的嫌疑。
5. 报销单据与附件、实物不符 这种情况指的是报销单据与附件之间、不同附件之间以及同一附件的不同页码之间在名称、标准、数据、金额等方面要相同一致,不得出现前后不一、模糊不清的情况。另外,在报销的发票内容、数量要和实物保持一致。比如发票内容是笔记本电脑,但是后面的附件是电子零配件,这种票据之间存在矛盾、不一致、不相符的情况,这也涉及税务风险,是不能够报销入账的。
总之,对于员工报销不符合逻辑的情况,我们仅仅列示这样5种,实际上在实务工作中会有更多的情况,我们仅以此抛砖引玉,让大家在这方面积累一些经验,具备逻辑性判断的基本意识,不断总结经验,从而在报销审核中把工作做得更好。 (作者:谢士杰 节选自《财务高手进阶指南:关键技能+疑难解析》)
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