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[会计实务] 电子fapiao重复或虚假报销,财务如何“见招拆招”?

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发表于 2019-11-15 10:37:06 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 财税聚焦 于 2019-11-15 11:05 编辑

电子fapiao是信息时代的产物,它以无纸化、便捷性、低成本、高效率等优势受到了大多数企业的青睐。与此同时,因为目前电子fapiao存在监管上的漏洞,打印次数不受限制。所以,也给企业财务人员带来诸如重复报销、虚假报销等一系列问题。这样问题会给企业带来风险吗?财务人员如何“见招拆招”?本文将带您解决这些困扰。


一、电子fapiao报销常见场景
1、场景一:重复报销
某企业员工小张的电子fapiao已经在几个月前报销过了,本月又打印了一次拿来财务报销。小张之举有可能是故意的,也可能是无意的。
2、场景二:重复报销
某企业员工小刘发生费用取得的电子fapiao已经在几个月前报销过了,小刘又把电子fapiao的PDF文件发给同事小王,小王把电子fapiao打印出来拿来财务报销。
3、场景三:虚假报销
某企业员工小高发生费用取得电子**,通过采用PS等软件处理工具,修改电子fapiao金额,再通过打印PS图片进行虚假报销。
二、以上场景会给企业带来风险吗?
fapiao是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中,所开具或收取的业务凭证。fapiao是会计核算的原始依据,也是税务机关重点关注的检查对象。
电子fapiao是数据电文形式的无纸化fapiao,和纸质fapiao具有同等的法律效力。如果企业存在大量电子fapiao重复或虚假报销的情况,从企业内控角度来看,就是舞弊,侵害了公司的直接利益;从税收管理角度来看,就会虚增成本费用,少交企业所得税,侵害了国家的税收利益。
三、财务人员如何“见招拆招”?
财务人员如何防范和杜绝电子fapiao重复或虚假报销的情况呢?可以从以下几方面入手。
(一)需要加强企业内控管理力度
财务部需制订完善的《电子fapiao报销管理制度》,比如规定电子fapiao报销时限;经办人自行查验fapiao真伪并打印截图;经办人承诺、部门负责人审核业务真实性;财务部定期抽查、严惩故意重复或虚假报销员工及相关责任人等方式来加强内控力度。
(二)运用一些辅助手段防范
1、财务人员可以利用EXCEL表格建立《电子fapiao报销台账》。
适合于规模较小、业务量较少的小企业。电子fapiao台账的内容包括但不限于“fapiao代码、fapiao号码、开票日期、fapiao金额、凭证号、报销人、报销日期、报销内容、fapiao真伪”。通过设置“禁止输入重复项”和在国税局网站查询电子fapiao真伪,来避免fapiao重复和虚假报销的问题。
2、利用现在比较流行的手机APP “小程序”工具。
比如像微信、百度、支付宝等APP中的小程序都可以查验fapiao真伪和查重。小程序最大的好处就是不需要安装,操作简单,直接用微信调用手机摄像头扫码,非常方便。
3、购买专业的fapiao管理平台,再配上若干扫码枪
适合于规模较大、业务量较多的中型企业。通过购买第三方fapiao管理平台,可以对企业的进项fapiao进行集中管理。
fapiao管理平台包括fapiao信息采集、影像档案管理、fapiao认证、fapiao监控、进项数据分析、供应商管理、fapiao快递查询、结算协同管理等功能。扫码枪可以直接扫描电子fapiao上的二维码自动查重。
4、建立财务共享中心或费用报销系统
适合于大型国企、上市公司,业务遍布全国或海外市场。因为这些高度集成软件都是专业定制,成本很高,操作较复杂。大企业本身资金实力雄厚,各方面管理都比较严格,也愿意在这方面投资。
经办人每次报销电子fapiao时,需要自行在共享系统提单,财务人员通过影像系统扫描纸质fapiao或输入电子fapiao信息,自动实现同一税号下的查重,直接解决了财务fapiao前端的工作,大大提高了工作效率。
综上所述,针对电子fapiao存在的重复或虚假报销情况,企业应该在加强内控管理的同时,根据自身实际规模及业务情况来制订相应的防范措施。一旦发现员工这些恶意行为,用制度说话,严惩不贷。

本文为财税聚焦原创文章,如需转载请注明出自财税聚焦

评分

1

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发表于 2019-11-15 13:47:14 | 显示全部楼层
说实话,以上方法对于一些电子**接收较少的单位可能还行,如果每月接收大量的电子报销**,那就不现实了。
发表于 2019-11-15 20:25:07 | 显示全部楼层
现在用电子发票的确实是越来越多啊
发表于 2019-11-16 11:30:12 | 显示全部楼层
学习了
发表于 2019-11-18 09:38:35 | 显示全部楼层
小企业做个电子表格就可以了
发表于 2019-11-18 10:47:01 | 显示全部楼层
所以说电子发票不太适用于向我们这种以票计税的税收体制和目前的社会诚信状况下的,可以在特定场合使用但不应该大面积推广。
发表于 2019-11-18 11:55:55 | 显示全部楼层
请问有啥这方面的小程序推荐么? 可以查重和验伪的。
发表于 2019-11-18 15:53:35 | 显示全部楼层
parachute0403 发表于 2019-11-18 11:55
请问有啥这方面的小程序推荐么? 可以查重和验伪的。

进微信小程序里搜索输入“电子发票台账”,这个小程序可以查重和验伪。
发表于 2019-11-18 16:38:52 | 显示全部楼层
不是有政策说2020年全面使用电子发票吗
发表于 2019-11-19 08:51:57 | 显示全部楼层
电子发票,已经是电子的了,利用计算机系统查重当然是最方便的了啊。

发表于 2019-11-19 10:22:07 | 显示全部楼层
全国试点:2020年1月1日,深圳前海将全面使用电子发票。全面推行使用电子发票应改是大趋势了!
发表于 2019-11-19 14:34:31 | 显示全部楼层
学习了,感谢分享
发表于 2019-11-20 11:19:52 | 显示全部楼层
jianzhu123 发表于 2019-11-19 10:22
全国试点:2020年1月1日,深圳前海将全面使用电子发票。全面推行使用电子发票应改是大趋势了!

2020年停止认购的只是纸质的普通发票,专用发票还是需要用纸质的。 先普票,后专票。
发表于 2019-12-2 12:04:48 | 显示全部楼层
谢谢笔者分享,受益匪浅。我们正是小公司,可以适用电子发票台账模式。
发表于 5 天前 | 显示全部楼层
我就一招:加强惩戒机制,实行“假(重复)一罚十”惩处措施,五年没有一张假发票,也没有重复报账行为!为什么???害怕自己利益受损!!!举例:张三用100元的假发票报账或者真发票去重复报账,被财务会计审核出来或被审计查出,发票当场没收,并提出罚款1000元;处罚金额依此类推,限当日以现金交纳罚款、不得在工资中扣款,并在全公司通报批评。于是每个人都心存敬畏,不敢在发票上弄虚作假!!!
发表于 4 天前 | 显示全部楼层
flyingytg@1 发表于 2019-12-11 16:23
我就一招:加强惩戒机制,实行“假(重复)一罚十”惩处措施,五年没有一张假发票,也没有重复报账 ...

如果有报销时是无意记错,不是主观上想重复报销,你们是如何区分的?
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