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[会计实务] 会计小明的故事—高效沟通,精准结账。

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发表于 2019-10-24 21:34:50 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 左岸金戈 于 2019-10-24 21:36 编辑

会计小明的故事—高效沟通,精准结账。

文/左岸金戈


一:引子
结账是财务部每个月都需要做的事情,但是不是每个财务都做好了的事情。如果只是按照结账流程,完成结账规定的动作,这似乎没有什么难度性。但是如果要做到精准结账,做出高质量的财务报表,其中最重要的一件事就是沟通,而且是高效沟通。

二:故事
早上一上班,刚落座下来,小明就按照习惯先登录企业邮箱foxmail,查看是否有相关信息。这个习惯的养成,还是吃了几次亏之后的结果。刚打开邮箱,立马就有未读信息,还是财务经理发的,显示时间上昨天晚上八点。在小明的眼里,网络上都在谈什么996,依小明看经理似乎是007式的全天候上班。所以说成年人的世界里哪里什么岁月静好,大家都是负重前行而已。

邮件内容是今天下午三点,新能源公司例行财务会议。然后收件人里面有新能源公司采购、销售、生产、办公室主管,新能源财务部总账孙妙,至于这种会议怎么有自己,小明一时还没想明白。小明想:是不是经理发错了,因为这种会议从来都是以上各部门主管参加的。

至于孙妙之前是负责总公司这边的应付会计,一毕业来这个公司刚应付快四年了。据财务部其他同时八卦了解,孙妙对公司没有轮岗制度存有意见,且认为其在应付岗位做了四年提升空间有限,似乎和负责财务的领导提过自己的想法。后来刚开新能源公司开设,虽然总部控股60%,但是相关财务还是总部这边统一管控,出纳和会计助理是新能源单独岗位,成本会计暂由总部刘会计负责和小明兼负责的应收,而把孙妙定位为总账会计,兼负责以上会计人员之外的财务事务,并作为会计主管人选。

不一会财务经理就到办公室了,小明还想问一下经理邮件的事情。没等小明开口,刘经理说:“小明和孙妙,你两人到小会议室来一下”。小明马上拿好笔记本和笔起身走出去,孙妙则从座位上缓慢的移动上来,然后穿着孕妇装,挺着个大肚子,慢悠悠的移动着步伐。话说孙妙接手新能源公司不到半年年,然后就怀孕了,据说马上就要休产假了。

财务经理开会都是直奔主题,很少拐弯抹角的。经理说:“孙妙昨天提交的休产假申请,昨天下班后,我和人力资源部及新能源公司潘总,就孙妙岗位安排的事情初步统一了意见。也就是孙妙上完这个礼拜,下周就开始休产假了,那么新能源公司总账暂时由小明来负责,当然了,产假修完后孙妙还是总账的岗位,这一点孙妙你也不用担心”,财务经理说完这句话,停顿了一下,看了看孙妙和小明。孙妙满脸写的是同意,毕竟公司不会像某些小企业一样,乘员工休产假,找个理由把人家开掉。而小明脸上的表情有些复杂,说不出是高兴多一些呢还是疑惑多一些呢?经理接着说:“小明你呢,在总部做过出纳,目前是总部的费用会计也兼着新能源的应收会计,孙妙休假期间你好好把总账相关工作做好,对你来说呢也是一个锻炼的机会”。
小明听到这呢,脸上的疑惑似乎少了一些,更多了一点忧虑和兴奋的表情。忧虑是自己之前没怎么接触总账,虽然平时总部财务和新能源财务,除了几个新能源专职财务,其他都是一套人员,平日里耳濡目染什么总账、税务、成本多少也知道一些。但是要是干好,小明现在还是缺点信息。兴奋是自己似乎又找到了一个突破口或者学习提高的渠道,不管是从孙妙身上或者是自己的认识,小明都认为如果没有轮岗制度,且长期做一个岗位,最后都会导致专业的局限性,且不利于日后发展。

最后财务经理说:“下午这个例行财务会议,小明你也参加一下,也好和新能源公司各个部门认识认识,另外这一周孙妙你呢,也把手头上的工作和小明交接一下”。

下午三点,财务经理带着孙妙和小明早早的就在大会议等候其他部门了。因为在财务经理的概念里,财务人员一定要准时,让其他部门对财务有个良好的印象。其他部门陆续到位了,本来这次会议新能源公司潘总是要出席的,可是在外地出差。
各部门主管落定后,财务经理说:“如果潘总在,财务经理要将每月的PPT演示出来,并对当月数据进行汇报。这次潘总不在,等他回来单独给他汇报吧,如果潘总觉得还需要各主管当场参加的话,我另外给大家发邮件,今天呢我们主要把牵涉到各部门与财务有关的问题和各主管分析一下。”

财务经理的风格属于干练类型的,开会都是开门见山,从不搞什么虚头巴脑的。也不搞什么欲扬先抑的手法,也不搞“虽然,但是”的句式,比如一开会就是在各部门的共同努力下取得了什么成绩,但是存在什么问题。
财务经理直接把问题罗列在PPT上,然后一个部门一个部门针对性分析。当然这方式可能不太柔性,也可能会太过于直接。但是财务经理相信“做工作不是请客吃饭,也不是过家家”,有问题大家面对,然后落地执行。

1:生产部
1)生产1月份因张**工作未进行交接就休了产假,以及新对接手人员培训不到位,造成生产报表及生产单据错误不断,影响财务结账进度和财务数据准确性。请以后有休长假的,在休假前务必将接替人员培训交接好,以保证休假后相关工作准确无误的延续。

2)生产报表、人事报表错误率较高,影响财务核算进度和财务数据的准确性。请各部门在统计数据时仔细检查,保证提交报表的准确度,不要影响其他部门的正常工作。

3)**器本期毛利-36%,一是质量问题严重,退换货成本太高,二是工单实耗把控不严,物料损耗严重,三是处理及统计工单不准,跨月核销,本月集中处理往期损耗,导致本期负毛利严重;

4)报表、单据问题:仍需加强时效性(跨月核销)和准确性。工单核销问题及退料集中处理,导致了产品成本的剧烈波动。

2:销售部
1)提开票申请时,请与客户确认清楚后再提
2)预开票原则上是不允许的,会有税务风险,后期请避免;
3)近期资金持续吃紧,对供应链、销售、税金、人员情绪都有较大的影响,需加紧催款。
4) 2015年3月发货给韩国直器,至今尚未开票收款。请销售尽快提供形式发票及合同,并通知对方付款。

3:采购部

1)截止本月,预付账款余额:1,100,234.24,尚未收到发票。涉及采购的请刘**尽快催收发票。涉及装修及房租的,请张霞尽快催收发票。


4:办公室
1)管理费用、销售费用、业务招待费请控制在允许的范围内,发生费用请尽量索取正规发票。
2)生产报表、人事报表错误率较高,影响财务核算进度和财务数据的准确性。请各部门在统计数据时仔细检查,保证提交报表的准确度,不要影响其他部门的正常工作。


当刘经理把这些问题在PPT上显示出来时,其他各部门主管似乎一副见惯不惯的表情。而小明因为是第一次参加这种会议,加之平时未接触总账,日常交流沟通也仅限于销售部门和各报销人员,比较少发现这些问题。小明心想:这么多问题,平时新能源公司总账处理是不是很麻烦啊。其实小明不知道每个公司这类问题都或多或少存在,不解决这些问题丝毫不影响每月结账,而是影响财务报表准确性。可能小明此时还无法明白这个问题,他的大脑中还是在思考中怎么样接下新能源的总账,然后平稳把账结了。至于什么报表的准确性,成本的精准性,还是日后小明思考的事情。


对于财务经理提到的这些问题,似乎每个部门主管都有自己的合理理由。生产部主管主要强调的是:其人手不够,生产车间人员以及配合统计各类报表人员流动性太大,而公司为了解决这问题,采用的是临时工,而临时工技术熟练度不高,导致报废率高,生产效率下降等问题。总之生产主管一直都是在抱怨,也可能生产主管技术出身,有什么话就说什么话。

而销售主管则圆滑多了,财务经理说的什么问题,都满口答应,点头称赞。可是一提到解决办法,销售主管的不是问题,则成了问题。要不然就是三五分钟一个电话,似乎都是几个亿的小目标需要洽谈,回到会议桌前则对谁都满面春光。

而办公室主管则因为生产主管提到人员招聘问题,则直接回击了生产主管。并指出“人事报表错误率较高,影响财务核算进度和财务数据的准确性”,这个问题主要是生产那边不准确的源头。而生产主管听这话,就当面反击到:“你人力资源不干事,找不到人,我生产还能生产人出来干活不成”。两个部门都各说各说,财务经理听完他俩抱怨后,只能笑着出来维持会议现场的秩序。



小明看着各个部门的主管你一眼我一语,你来我往的针对。似乎在思考这在日后开展工作和他们打交道可也是一个麻烦的事情啊。

潘总不在现场坐阵,几个主管这么谈下去不是办法。简直有越扯越远的趋势,财务经理于是笑着示意大家安静一下,然后说:“上个月会议,我们财务部不是强调各部门工作进度影响财务结账,各主管也提到要我们财务部出一个具体时间表,这样孙妙你把每个月结账需要各部门配合的进度的表格给主管们看一下”。

孙妙打开电脑,把制作好的表格显示在投影仪上,同时讲到:“各主管我们5月财务来说明吧”
财务月结涉及到各部门自查表(结账月份五月)
序号
要求事项
要求及方法
本月要求完成时间
部门
1
工资、社保、住房公积金分摊
要求将上月的工资、社保、住房公积金等涉及到分摊至部门、研发项目的分摊表表,及时提交至财务
5月28日下班之前
行政部
2
水电房租分摊
要求将本月的房租水电费按照既定的分配比率,分摊至每个部门。
5月28日下班之前
行政部
3
采购发票是否全部维护至系统
要求所有采购发票维护系统,并提交审核,纸质单据签批OK后提交至财务
5月28日下班之前
采购部
4
当月U8中未提交纸质发票给财务的,全部移至下月
要求U8中已做形式发票的,全部将纸质发票给到财务,如无纸质发票,全部移至下月。
5月28日下班之前
采购部
5
所有涉及到制造费用的单据提交至财务部
各经办人需将已经发生的涉及到生产运营的报销单据签批ok后提交至财务部
5月28日下班之前
各部门
6
仓储部完结本月的U8物料收发
要求每月仓储物流部及时完成U8所有物料的收发
5月28日下班之前
仓储物流部
7
商务助理全部在U8中维护销售订单
涉及到本月开票确认收入的,商务助理全部在系统内维护正确的销售订单,并跟踪仓储物流部做完系统内销售出库。
5月28日下班之前
仓储物流部、各商务助理
8
检查供应链单据是否完成
《库存出入库流水账》查询所有单据类型的状态是否已签字审核
5月31日下班之前
仓储物流部
9
检查备料计划发料是否异常
是否存在缺料、少发料
5月28日下班之前
仓储物流部、生产部
10
检查其它出入库单是否异常
1,其它入库单是否维护价格
2,研发领料单的研发项目是否完整;
3,领料部门是否正确
5月31日下班之前
仓储物流部


孙妙将表格内容一一作了讲解后,说到:“以后每个月,我会根据具体业务以及财务信息,更新这个表格并同时发送给各主管。希望各部门主管,能够支持我们财务部的日常工作,以便我们能够每月顺利月结,谢谢各位主管了”。

小明听完孙妙对月结账务的讲解后,对于财务月结的认识又上升了一个层次,以前小明只是在财务室,每个月结账的时候,听成本会计问应收、应付、费用会计账务处理程度,然后开始成本核算,最后总账会计再进行相关调整,小明以为结账只是财务部几个岗位的事情,其实结账是公司各岗位的事情,而这其中最重要最关键的是沟通两个字。

通过这次会议,小明不仅对结账有更加清晰的认识,更重的是小明开始认识到核算之外的事情,认识到财务不只是专业知识,而是需要更多管理能力,协调能力,沟通能力。开完会之后,孙妙走路的步伐较之于开会前,似乎更加轻快了一些,也许孙妙可以摆脱这些琐事的事情了,也许她等待这产假的到来。而小明回来的步伐变重了,是一种更加接近财务本质的踏实感,也是一种负重上阵的压力感。



三:技术总结
结账关键事项检查表

序号
类别
检查关键点
检查具体项目
ERP系统核查点(主要以系统“对账”模块为主
1
计提
无形资产摊销
明细账检查
总账分录核查
2
固定资产计提折旧
明细账检查
总账分录核查
3
薪金计提
每月工资计提,涉及年终奖/业务员等部门提成的也需要计提。
总账分录核查
4
社保/公积金计提
每月社保/公积金计提
总账分录核查
5
所得税计提(季度)
所得税季度计提与所得税预缴一致
总账分录核查
6
产品质量保证金计提
根据销售收入或者其他指标计提一定的售后维修保证金
总账分录核查
7
资金占用利息计提
明细账检查
总账分录核查
8
税金计提
合适需要计提数与纳税申报数据
总账分录核查
9
其他计提
其他需要计提财务数据
总账分录核查
10
往来
确认是否应收预收、应付预付均已核销
应收预收、应付预付双边挂账的检查核销
往来系统核查
11
内部关联单位往来余额核对
检查各往来科目,与各关联单位核对
往来系统核查
12
确认其他应付、其他应收账款
检查其他应付、其他应收台账相关数据与会计处理一致性
往来台账核查
13
供应链
材料暂估核查
检查本月材料暂估供应链数据
采购入库系统核对
14
材料超耗统计
当月完工产品材料单耗统计,检查是否有领用单据错误
采购入库系统核对
15
成品数量与生产计划表核对
检查本月完工入库数量与生产相关数据
生产管理系统核对
16
检查生产成本核算加工费分摊
检查分配标准数据是否一致、本月是否存在分配标准需要变化的情况及依据
成本计算参数管理及设置
17
检查生产成本核算制造费用分摊
检查分配标准数据是否一致、本月是否存在分配标准需要变化的情况及依据
成本计算参数管理及设置
18
制造费用无余额
是否已全部结转
科目余额表
19
生产成本科目检查
是否与未完工产品成本相符、辅助生产成本是否已全部转入基本生产成本
科目余额表
20
原材料、半成品、库存商品、发出商品科目检查
是否总账与供应链相等
科目余额表
21
供应链存货期末处理
检查是否有部分结算发票的暂估未生成凭证
供应链存货收发存与总账核对
22
销售出库检查
检查并区分正常销售出库、样机借用、样品出库等各种情况及分别会计处理
销售出库系统核对
23
销售退回检查
检查并区分销售退回是否开发票及是否需要红冲的情况及对应处理
销售出库系统核对
24
发出商品成本结转
当月开票的发出商品结转销售成本
销售出库系统核对
25
出库调整单是否制作凭证
检查是否存在系统调整出库单
成本调整单系统核对
26
检查收入、成本、项目是否匹配
检查项目总账
销售出库单(收入成本核对)
27
研发
研发支出领料检查
检查其他出库单涉及研发领料是否与账务处理一致
其他出库-研发核查
28
研发支出涉及分配标准
检查分配标准数据是否一致、本月是否存在分配标准需要变化的情况及依据
其他出库-研发核查
29
研发支出资本化、费用化结转
检查研发支出资本化、费用化处理与实际业务是否相符
总账系统核查
30
研发支出其他检查
检查会计核算与税务风险点
其他出库-研发核查
31
其他
结账汇兑损益
检查是否存在涉及汇兑损益调整业务
总账系统核查
32
检查科目余额表月末余额是否异常
是否有未结转的科目
总账系统核查
33
检查涉及以前月份、以前年度业务在本月处理或调整
检查涉及以前月份、以前年度业务在本月处理或调整是否准确
相关台账
34
检查应付职工薪酬、社保、公积金余额
明细账余额等于当月计提余额
总账系统核查

备注:以上表格主要以月结为主,年结事项未列入。







评分

2

查看全部评分

发表于 2019-10-25 09:00:14 | 显示全部楼层
总结不错
发表于 2019-10-25 19:24:15 | 显示全部楼层
谢谢,分享!
发表于 2019-10-25 19:24:48 | 显示全部楼层
小明可是学习达人!
发表于 2019-10-26 21:02:38 | 显示全部楼层
谢谢分享
发表于 2019-10-28 10:21:44 | 显示全部楼层
继续加油,对新人来说是很棒的经验
发表于 2019-10-29 09:29:58 | 显示全部楼层
ERP后结账时间还需要提前吗?
发表于 2019-10-29 14:28:15 | 显示全部楼层
学习了
发表于 2019-11-1 13:56:48 | 显示全部楼层
学习了。总结的很好。
 楼主| 发表于 2019-11-1 17:56:32 | 显示全部楼层
youareyou369 发表于 2019-11-1 13:56
学习了。总结的很好。

多指点,谢谢。
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