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[会计实务] 会计小明的故事—应付账款尾差异的处理模式

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发表于 2019-9-21 18:44:51 | 显示全部楼层 |阅读模式
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会计小明的故事—应付账款尾差异的处理模式

文/左岸金戈



一:引子

本文主要以应付账款的会计处理谈起,重点谈一下应付账款的尾差的不同处理方式,通过对比不同处理方式,可以看到应付账款处理与财务系统,财务数据影响,成本核算之间的关系。也旨在通过此篇启发大家对应付账款的重视。


二:故事
最近公司有战略投资者准备进驻,上周外部财务机构专门对公司进行了为期一周的财务尽职调查。周一财务经理收到财务机构发来的尽职调查报告。发现了类似于应收应付多存在一些非常基础的问题。感觉财务经理周一整天都是眉头紧锁,财务部每个人都感觉大事不妙,周一财务室显得格外安静而又燥热。快下班的时候,财务经理说了:“今晚7点大家在会议室参加财务培训,每个人都不许缺席”。大家猜到了晚上有事,也猜到了可能要开会,但是谁也不知道这个会具体要开到几点。

晚上七点到了,财务部每个人都提前几分钟坐在会议室,等待财务经理的到来。财务经理把尽职调查的问题先说了之后,然后就单独应付账款问题重点说明了:“比如应付账款存在问题1. 应付账款-暂估款,未如实进行账务处理,或者未进行暂估账务处理。2. 采购的会计处理,部分直接采用借:原材料,贷:银行存款,未经过应付账款科目处理,未完全经过应付账款和预付账款,不方便日后查询统计。3. 存在同一供应商双边挂账的情况,且长期未有进行处理。”,财务经理没有问负责应付账款会计如何处理这个事情,而是问了业务能力很强的老会计郭主管如何规范,郭主管回答:“我的规范思路是,1、双方挂账的供应商应及时冲抵,对于长期挂账的待核查款项,根据实际情况进行处理;2、 所有采购项目均要通过应付账款或预付账款科目核算,避免货币资金直接对应成本、费用项目的情况(尽量使采购项目在与供应商的往来中均可查到);3、 涉及应付账款/预付账款的记账应规范,凭证后应附齐单据,应取得相关发票并及时入账。

财务经理点头称赞郭主管:“你回答的非常正常,但是我们为什么对于这些小问题老是犯错呢?所以财务没有小问题,只有用心还有执行“。所以财务经理这是给个枣子顺便给一巴掌啊,虽然出问题的是应付岗位,但是作为郭主管也有管理不到位的地方。明显郭主管刚才头还抬的很高,这些身子有些微微低了下去。

财务经理说:“发现问题是好事情,大家注意日后工作注意细节,同时落地执行就可以了”,当大家以为经理这句话是结束语时,有的人甚至手掌都准备好了,为迎接这周一晚上的加班呢。他继续说:“财务部一两年都是新人,且新系统账务问题也不少,干脆今天晚上,我们就培训一下应付账款的相关业务”。



第一个声应付的是郭主管:“好啊,刚好大家都一起学习下”。于是财务经理开始讲课了。

财务经理简单说了一些应付账款的基本业务之后,单独就应付账款尾差的问题进行重点说明。
所谓应付账款尾差,不是供应商开票开错了,本月多开下月少开,而是可能PO单与实际结算发票,暂估与实际发票之间存在的差异。对于这次讲解财务经理的思路是,先从教材,再到理论层面,然后结合不同系统进行讲解。
例子:购买材料,未收到发票,暂估金额不含税为10000元,增值税税率为13%。其相关分录如下:
1)教材分录
借:原材料          10000
贷:应付账款-暂估   10000
下月收到发票
借:原材料          -10000
贷:应付账款-暂估    -10000
假定收到的是专票价税合计11300
借:原材料                   10000
应交税费-应交增值税(进项)1300
贷:应付账款                  11300

假设收到的专票价税合计为11413
借:原材料 10100
    应交税费-应交增值税(进项)1313
贷:应付账款11413

财务经理讲完这个后,小明心想这个简单啊,大学就是这么学的。但是又感觉不对劲,每月整理凭证时,小明查看的这部分分录似乎和实际不一样。财务经理问大家有什么问题没有,小明想说来的,可是心想经理肯定后面会提到,自己要是说有问题,会不会被其他同事笑话呢,于是心想先看看吧。



2)发票与PO单、暂估不一致时理论上处理模式
不含税暂估(不冲回)模式
存在情况
不含税暂估(不冲回)分录
收到发票分录
材料未被领用
借:原材料     10000
贷:应付账款-暂估款 10000
借:原材料                         -10000  
贷:应付账款-暂估款                -10000
借:原材料                          10100  
应交税费-应交增值税(进项)    1313
贷:应付账款                        11413
材料全部加工为库存商品
借:应交税费-应交增值税(进项)    1313
库存商品                        100
应付账款-暂估款                 10000
贷:应付账款                        11413
材料加工为产品且全部销售出库
借:应交税费-应交增值税(进项)    1313
主营业务成本                    100
应付账款-暂估款                 10000
贷:应付账款                        11413
材料一部分未被领用,一部分加工为库存商品,一部分加工为产品销售出库了。
计算材料,在库产品,销售出库产品计算。然后根据各自金额按照以上分录处理。
实务中,如果认为金额对企业不构成重大影响,可以全部当做已经销售出库,调整主营业务成本。具体企业自己根据自身情况判断。


财务经理把这个表格整理出来后,不仅是自己对这个表格看着很复杂,财务主管也说:“这个看着是有点繁琐啊”,财务经理说:“是的,这是理论上如果存在差异如何去调整,但是大家别着急,下面我还会将实务中不同的模式”。



3)系统处理下不同处理模式

A:系统模式一
1)所有材料不管当月是否收到发票,都是先暂估入库。
借:原材料           10000
贷:应付账款-暂估款  10000
2)收到发票月份,实际收到发票与暂估一致
借:应付账款-暂估             10000
应交税费-应交增值税(进项)1300
贷:应付账款                 11300  
3)假设收到发票与暂估不一致
借:应付账款-暂估款 10100
    应交税费-应交增值税(进项)1313
贷:应付账款11413
同时调整成本-入库成本

借:原材料        100
贷:应付账款-暂估款100

出库成本调整:此时系统可以设置是否根据入库成本调整单生成出库成本调整单。如果勾选的话,此入库成本调整单会生成对应出库成本调整单。
例:9月某物料A采购入库100个,暂估1/个,成本100,出库20个,成本为20;10月收到采购发票单价为2/个,采购发票核销时生成采购入库调整单10*(2-1)=10调整后的存货单位成本=(100-20+10)/(100-20)=1.13。根据参数按上期出库数据与结存数量的比例将生成出库成本调整单10*20/100=2,即存货单位成本=(100-20+10-2)/(100-20)=1.1虽然实际业务比这个案例复杂的多,但通过此种处理,可以较真实的反应存货成本。

假设上例系统勾选了根据采购入库成本调整单生成出库成本调整单,且材料加工产品全部销售出库。则分录为:
出库成本调整
借:主营业务成本  100
贷:原材料       100

财务经理讲完模式一,并没有停下来等大家思考的意思,而是继续讲起了模式二的方式。因为按照财务经理的意思,他是希望大家拓展思维,从应付账款处理的不同方式,对财务处理有更多的思考,以及理解ERP系统的处理模式。



B:系统模式二
1)所有材料不管当月是否收到发票,都是先暂估入库。
借:原材料           10000
贷:应付账款-暂估款  10000

2)收到发票月份,实际收到发票与暂估一致
借:应付账款-暂估             10000
应交税费-应交增值税(进项)1300
贷:应付账款-已开票                 11300  
3)假设收到发票与暂估不一致
借:应付账款-暂估款 10000
应交税费-应交增值税(进项)1313
材料成本差异-发票价差 (发票价格-采购订单价格)*发票数量 100
贷:应付账款-已开票11413

也就是在这种模式下,发票与PO单不一致时,系统通过材料成本差异进行调整,那么有人会问了这个材料成本差异最后进入哪些科目呢?系统一般是将以上材料成本差异转入制造费用,进入成本核算环节中。
借:制造费用-材料差异
贷:材料成本差异-发票价格差/采购价格差/材料差异/人工差异/制费差异。




两种模式讲完了,小明刚开始听得犯困,现在越听越带劲,可能是感觉马上要结束了,也可能是真的打开了会计处理思路之门。总之在财务经理看来,每个人的眼神里似乎都有收获,而实际上财务部每个人眼里看的,心里想的可能都不一样。

还没等财务经理发话,郭主管说话了:“经理这一系列讲下来,让我们对于应付这块处理有了更多认识,不仅局限于我们公司的账务处理,也拓展了其他公司其他系统的处理”,郭总的脸像盛开的夜来香花一样,唯恐财务经理不知道他“口吐芬芳”。于是郭主管继续说:“这样,经理你先歇会,等会再讲”,经理当然明白郭主管的意思,于是看了一下手上的表说:“哦,现在八点了啊,这样今天先这样吧”。


三:技术总结


风险1:采购付款时,会计人员未根据所购物品仔细核对相应的请购单、采购合同、采购订单、入库单及发票等原始凭证,仅凭其中一份或部分单据就确认付款,付款审批程序不严,可能导致财务审核单据不全,造成付款金额有误,或采购人员伪造、与供应商窜通编造相关票据骗取货款,造成公司资金损失。

控制措施:采购人员应根据采购合同规定时间申请付款,由部门领导及分管副总审批确认(付款金额大的按权限须经总经理审批确认),财务部会计人员应仔细核对物流部提供的采购合同、采购订单、入库单及发票等所有单据以及经领导签字确认的审批单后提交财务经理审批确认,经审核后移交出纳进行付款。
控制实施单据:采购合同;采购订单;到货单;入库单;验收报告;采购发票


风险2:货款支付权责不清,可能导致货款支付管理混乱,造成公司资金使用风险

控制措施:财务部对应付款项的形成和支付履行会计监督职能,定期同往来单位和业务经办人员核对账目,提示相关业务部门支付款项,并按会计制度进行应付款项的核算和管理
控制实施单据:应付账款管理制度

风险3:货款支付业务全程由一人负责办理,无他人监督检查,可能导致资金截留风险
控制措施:明确应付账款的财务账录入、审核职责分工,明确应付账款付款申请及审批流程制度
控制实施单据:财务人员职责分工;付款审批流程


风险4:款项支付未经领导审批,可能导致公司资金流失,影响资产保全目标

控制措施:采购付款申请应当进行会签,确认付款供应商、金额、银行资料,并提交采购部负责人、分管领导及总经理审核后方可提交财务部请求付款
控制实施单据:付款申请单

风险5:款项支付前未核对相关表单票据,可能导致付款金额与相关单据不匹配,造成公司资金损失

风险控制
A:订有采购合同的,由采购人员参照合同规定的时间、方式及金额申请付款
B:申请付款时,由采购人员填写物资采购付款申请单,交部门负责人与公司领导审核,审核确认后移交财务部确认
C: 应付账款会计核对物资采购付款申请单及相关表单(包括采购订单、采购合同、供应商发票、验收入库单等)确认之后,提交财务经理及分管领导
D: 经财务经理、分管领导及总经理审核后,在付款申请单上签字确认同意付款
控制实施单据:采购合同,付款申请单,财务记账凭证及附件。


风险6:紧急付款审批无领导书面审批单据且事后未补办审批程序,可能导致重复支付款项,造成公司资金损失

风险控制:
A:因财务部门负责人或分管领导不在且发生紧急付款时,应由会计人员电话通知财务经理及分管领导并获取领导口头付款确认
B: 付款人员办理付款手续并保管好所有相关付款凭证及审核资料
C:待财务部门负责人或分管领导回公司之后,付款人员将所有该笔付款记录有关的付款凭证及办理付款手续的资料提交领导审核并补办领导审批程序
控制实施单据:财务记账凭证及附件,付款申请单。



风险7:货款支付不及时,可能导致供货方扣押货物,影响企业正常生产经营以及供应商合作关系

风险控制:
A:采购部门和会计人员应定期核对付款信息,包括采购合同付款日期,应付款往来账等,确认已到期货款支付完毕
B: 收到供应商或客户催款通知的,采购部门应及时向部门领导及分管领导审批付款
C: 因逾期未付款造成公司损失的,追究相关人员责任并视损失情况给予相应的惩罚
控制实施单据:应付账款明细账,付款申请单。

风险8:发生采购退货时,采购部门未及时与财务部沟通,可能导致财务部多支付款项,造成公司资金损失

风险控制
A: 因所购物资产生质量问题等原因发生退货时,由使用部门填写退货通知单通知采购人员办理退货
B: 采购人员办理退货的同时应及时通知供应商或客户以及公司财务部门,确认退货数量及金额
C: 退货后由采购人员将退货单据交给财务,财务部核对单据确认后进行会计处理
控制实施单据:退货通知单,财务记账凭证及附件。

风险9:应付账款核算不准确、不及时,可能导致公司财务信息不真实、不完整

风险控制:
A: 采购部在收到供应商或客户发票后应当及时提交给财务部并申请付款
B: 会计人员须审核采购合同、供货发票、验收单等原始凭证,审核无误后进行账务处理,编制应付账款凭证,主管会计复核记账凭证的金额与所附单据是否相符、使用会计科目是否正确,复核无误后签章确认
C: 会计人员对资金支付审批表、供应商发票或收据以及支票存根或银行转账单等相关原始单据审核无误后编制付款凭证,经财务经理复核付款凭证并签章确认
控制实施单据:财务记账凭证及附件

风险10:财务人员未定期与业务人员核对应付款发生额及余额,可能导致应付款项账实不符,资金管理混乱

风险控制:
A: 每月由采购人员将采购订单等台账记录与会计人员应付账款余额及发生额进行核对
B: 核对无误后由主管会计签字确认后进行结账,核对存在差异的原因及时查找差异原因并进行调账,调整后经主管会计确认无误后结账
控制实施单据:采购订单;应付账款明细账,差异原因分析。


风险11:财务人员未定期与供应商核对付款信息,可能导致应付款项账实不符,资金管理混乱

风险控制:
A: 采购部应当定期与供应商对账
B: 在对账前应当先和财务部应付账款明细账核对,确保对账单上金额与财务账面金额一致
C: 供应商的对账单应当及时反馈至财务部。如果有差异,财务部门负责联系采购部人员查明原因
D: 经双方对账人员签字确认的对账单应由采购部及财务部人员保管
控制实施单据:应付账款对账单,应付账款明细账,差异原因分析。


风险12:对于长期挂账的款项未进行调查,可能导致财务记账处理不及时,影响财务报表真实、准确性

风险控制:
财务部每月进行账龄分析,对于账龄较长的应付账款应当同业务部门一起分析原因。如因供应商或客户方的原因无法付款的,则应当及时上报领导审批进行账务处理
控制实施单据:应付账款账龄分析






评分

1

查看全部评分

发表于 2019-9-23 14:36:20 | 显示全部楼层
写的不错啊!
发表于 2019-9-27 16:30:45 | 显示全部楼层
我对暂估不太理解。采购货物入库时,货物数量单价金额就应该都定下来了,为什么会有这种入库时暂估价格和收到发票金额不一致的问题?
发表于 2019-9-27 17:13:35 | 显示全部楼层
我对暂估不太理解。采购货物入库时,货物数量单价金额就应该都定下来了,为什么会有这种入库时暂估价格和收到发票金额不一致的问题?
发表于 7 天前 | 显示全部楼层
这是不同的财务系统的选择,如果到票时,暂估时全冲,在进材料的,就会由成本差异去调整;如果是到票时冲了材料价格差异,就会进制造费用调整。最后都会反映在主营业务 成本里面,但是我们在第二种方案操作的系统里,出现一个问题,那就是有一些暂估差异会挂住,没有进入材料成本差异,需要应付会计根据和供应商的对账,看暂估是否存在问题,或者自己去看暂估的数上是否留有差异,手工进行调整。否则就会造成成本的不准确。会造成部分成本挂在暂估应付上。而且发票实际已经到了的情况
发表于 6 天前 | 显示全部楼层
这个系列如果写完,可以出书了。
发表于 4 天前 | 显示全部楼层
我们实务中暂估发票到了,如有差异,直接放到对应的原材料、包材科目。
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