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[经验] 审计小工具06-审计抽凭工具

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发表于 2019-9-12 23:42:09 | 显示全部楼层 |阅读模式
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最近同事做个项目,凭证金额不大,数量较多,很难把抽凭金额达到总体的70、80%,但是又要达到合理的保证程度,因此就只有用审计书里讲的统计抽样了。由于之前做过这样的工具,因此我只在之前的基础上加了个分层抽样。本文是以前老文,仅增加了”分层抽样“的相关说明。excel文件在最后有下载地址。

还记得第一个年报的时候,遇到的第一个困难就是抽凭。

当时自己不太懂,每做一个科目就跑去抽这个科目的凭证,浪费很多时间。后面,同事告诉我,你可以所有科目做完了,一起把该抽的凭证抽了,这样会节约时间。

但是,要把每个科目底稿里的抽凭表粘出来,然后还要按时间排序,去掉重复的凭证,检查完凭证填写好附件信息后,还需要把附件信息填写到对应的底稿里面,这个时候发现,之前按照时间排序后又不能对应到每个底稿的抽凭表了。对于当时我这个Excel小白来讲实在是太纠结。

后面我自己用Excel VBA做了一个抽凭的工具,解决了我自己的这些痛点。包含了PPS抽样、分层抽样、随机抽样、自动汇总所有科目凭证信息、自动去重排序、附件信息自动匹配到对应科目。如果你们有实习生,还可以实现所有项目组成员抽凭信息汇总去重,并将实习生抽凭填写的附件信息自动匹配到各个项目组成员。

下面我们看看具体怎么用的:
01.jpg

这个工具中有四个功能表,分别是“汇总表”,“PPS抽样”,“分层抽样”,“属性统计抽样”。

1属性统计抽样
02.jpg
我们做内控的时候会进行随机抽样,我们会遇到两种情况:一种是抽样的单据是附在凭证后面的,我们是要抽取凭证;一种抽样的单据不是附在凭证后面,我们是单独抽凭单据的编号。

1
凭证抽样

03.jpg
以人事薪酬循环为例:我们要检查每个月工资计算表,那么把总体的12个月薪酬计提凭证粘贴到上图所示区域,然后填写抽样数量“4”,点击“凭证抽样”按钮。
04.jpg
可以看到电脑随机抽取了“1月、5月、9月、12月”凭证,并弹出对话框“抽凭完毕,已抽凭证已推送至Sheet2"。
05.jpg
这个时候这四笔凭证就在新建的表Sheet2里,到时候我们有了附件信息后,可以把这个表的内容直接粘贴到底稿里。
2
单据抽样

我们以检查新入职员工手续(入职申请表、劳动合同等)为例,假如我们今年新入职了50个员工,需要抽取6个样本。
06.jpg
我们在三个橙色框里填写好参数,点击”单据抽样“
07.jpg
系统给我们随机抽取了6个样本标号如上图所示。

2PPS抽样
我们做实质性程序的时候可以用这个PPS抽样的功能。操作方法和上面将的”凭证抽样“方法类似,比如我设定50W的金额,电脑会把50W以上的全部凭证抽取,同时50W以下的金额会随机抽取,这是PPS抽样原理决定的。

3分层抽样
08.png
原理:样本规模=总体账面金额/可容忍错报*保证系数。
我们只需要填写标黄的三个参数。

其中可容忍错报=计划阶段ASM中实际执行的重要性。
保证系数根据《保证系数表》得出(下图)
09.png
分层数量根据总体的变异性设置(我设置了不超过20)。

然后把总体的凭证粘到工作表中:
10.jpg
这里请注意这里的凭证金额不能为负数,且总体仅能全部是借方或全部是贷方,也就是说不能既有借方凭证,又有贷方凭证。

在粘粘区域内,单击右键能删除该凭证,如果有负数凭证双击左键能在这里删除,并把该凭证单独推送到“负数凭证工作表”。

处理完成后,点击“分层抽样”按钮。
11.jpg
抽取出来的凭证前面会打勾,并单独推送到一个工作表。同时每个凭证后面会显示出是属于第几层。

4特定选样
也许我并不想用上面讲的两个功能,我想自己选择样本,只是利用这个工具的汇总功能而已。比如:我做”货币资金“,”管理费用“,”财务费用“三个科目。
12.png
那么我在”汇总表“里面点击”新建工作表“填写数量3.
13.jpg
在三个抽凭表里,粘贴好你要抽凭的信息。

5匹配信息
我们通过上面三个步骤已经把自己要做的所有底稿的凭证抽出来了,现在我们想把这些凭证合在一个表里,按照时间顺序去检查凭证。
14.jpg
那么我们在”汇总表“里点击”汇总“按钮,所有科目的凭证就出来了。同时在单个抽凭表里如果“是否拍照”那栏填写了索引号Q1000.06-01,也会汇总过来并标黄。如果填写的“是”就会在“是否拍照”那栏显示凭证号并标黄。

接着我们开始检查凭证的时候,在汇总表”附件“那一栏填写我们检查凭证的附件信息。

检查完成后,为方便演示,我们就在附件那栏填写“银行存款-1~银行存款-45“,点击”匹配“按钮。所有的附件信息都会匹配到单个科目的抽凭表中,这样直接可以把表里信息粘贴到底稿里,不用二次操作。
15.jpg

6项目组共享抽凭信息

当我们有实习生的时候,每个人会把自己的抽凭信息交给实习生,这样可能让实习生抽很多重复的凭证,同时也可能翻很多次1-12月的凭证。利用这个工具我们可以避免这个情况。

还记得之前一篇文章介绍的Resilio Sync 吗。我们利用共享文件夹可以完成操作。通过点击”分享至多人汇总“把信息传输到共享文件夹里”共享抽凭信息.xlsm“文件,汇总项目组成员所有抽凭信息。等实习生填写好附件后,点击“利用他人抽凭成果”,将抽凭信息匹配到自己的抽凭模板。

16.jpg

到此抽凭工具的功能就讲完了,实际操作一遍可能会更清楚我讲的东西。希望对你有用。

工具下载链接:链接:https://pan.baidu.com/s/1wP9k_SbQ771U2C2N0_wPrA  提取码:tf0d
感谢各位的关注,如果在工作中,碰到大量重复性的工作,可以用程序代替的,可以在论坛留言,我评估后决定是否开发。
更多审计工具请关注微信公众号:“逆行的狗”,扫描下方二维码即可关注!


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评分

1

查看全部评分

发表于 6 天前 | 显示全部楼层
谢谢分享。
发表于 6 天前 | 显示全部楼层
谢谢分享
发表于 5 天前 | 显示全部楼层
十分感谢
发表于 前天 15:21 | 显示全部楼层
楼主可以再分享下么,来晚了,谢谢~
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