设为首页收藏本站

中国会计视野论坛

 找回密码
 注册

QQ登录

只需一步,快速开始

微信登录

微信扫一扫,快速登录

查看: 2799|回复: 6

[会计实务] 会计小明的故事--什么是落地的费用管控制度

[复制链接]
发表于 2019-9-12 18:14:40 | 显示全部楼层 |阅读模式
  美国注册管理会计师认证(CMA®)
现报名CMA享受7折优惠。
CMA获得政府及各大企业集团一致推荐
CMA是您挖掘职业潜能的通关秘钥
 

视野思享会年费会员
一年内免费直播参与
历届活动视频回放
与爱学习群体共同成长

 

欢迎订阅会计视野微信公众号
第一时间了解最新财会知识
碎片化学习新方法
200万读者追随的真爱选择。

本帖最后由 左岸金戈 于 2019-9-12 18:15 编辑


会计小明的故事--什么是落地的费用管控制度

文/左岸金戈





一:引子
本文以销售费用管控作为切入点,主要谈一下如何加强销售费用的管控,也是由此点拓展到,财务部门如何制定制度,制定清单,将各项财务制度落地,只有将制度设计的落地,细节管控的到位,才不可能出现财务部与其他部门扯皮的事情,也不会出现财务部无法管控到位的问题,只有这样才会实现在财务的地盘听财务的。


二:故事
小明自从通过上次电子承兑的事情之后,似乎财务灵性顿开。对于财税学习有自己的理解,并遵循财务经理的教导满满开始对财务摸到了门路。财务经理也开始对小明的成长表示欣慰,同时给小明开始接触费用会计的工作。

小明对于费用管控还停留在发票的管控阶段,为此他按照之前思路,整理了费用报销发票审核清单,具体内容有很多,截取部分内容如下(其他省略):
1:增值税普通发票信息检查公司全称是否正确。(开具税号等相关信息的也需要检查发票相关信息)
2:增值税专用发票信息检查(公司全称,纳税识别号,银行账户,公司地址)。如我方发票信息变更后,尤其要重点核查开票信息。
3:检查开票内容是否一致(开票项目,单位,单价,金额)
4:检查发票专用章(发票专用章名称是否与销售方名称一致,专用发票上的纳税识别号是否与销售方纳税识别号一致)

几次小明收到其他部门的费用报销单据,就是检查下发票,然后发票没啥问题就过去了。几次和其他部门就费用报销的争议,大抵就是发票盖章不清楚,取得的发票字迹模糊等问题。有一次小明去税务局办事去了,销售部主管来报销一项费用,看见小明不在座位上,就先把单据给了财务经理,财务经理一看这是一项日常活动费用,按照制度规定是不超过1000元,是由销售部经理签字,副总走流程。财务经理一看发票998元,然后潜意识觉得这个有问题,虽然收下来了销售部主管的报销单据,但是还是等小明回来在具体看一下。

小明办事回来刚屁股落在凳子上,财务经理便说:“小明你查下销售部王主管,最近几个月报销日常活动费用的单据,看下和我手上的这个发票号码挨着的号码是否有?小明心想:查发票号码干啥?刚在税局被专管员怼了几句,心里还不舒服呢。现在财务经理又安排这个莫名其妙的事情,也不知道搞什么幺蛾子。于是小明先在会计分录中找到销售部王主管最近几个月的报销,然后根据凭证号去找相关附件和发票。因为小明之前对于发票管控都是限于发票识别,没有进行发票号管理,所以费了半天劲终于找齐了几个月的王主管报销相关发票。


“咦”,小明发出惊叹声,同时继续补充道:“这个怎么回事,怎么发票号码两个月是连续的?”。听到这个时,财务经理露出了异样的眼神,似乎在说明道高一尺魔高一丈,也似乎在表明自己的判断是对的。小明拿着那张发票赶紧走到经理面前,然后真相大了个白。原来销售部王主管的日常销售费用,根据财务部销售费用制度规定,1000元以下只需要销售部总监负责,副总走流程。而超过这个数额则需要总裁签字,则意味着审批流程和时间长,所以销售部王主管采用了拆单的做法,同一笔支出分开两张发票,金额分别小于1000元,而且在最近的月份分别入财务账报销。

“嗷”,小明又发出惊叹声。心中默默:原来发票管控还真不是那么简单,里面的学问很深啊。的确市面上对于费用会计的看法比较简单粗暴,实际上费用管控真要做好,还是需要花费很多管控工具,和管控的小思维的。


有一天销售部小丽拿着销售活动费用来报销了,小明吸取了上次事件的教训。也建立起了销售活动费用的“发票号码对应检查表格”。查了发票号码没有问题,但是小丽报销的这个费用,是小明第一次遇到的,为了保险起见,小明拿着小丽的票据走到财务经理的办公桌前。

小明说:“经理,销售部小丽报销的销售活动制作费,我看了发票和发票号码都没有问题,但是我第一次遇到这个费用,不知道还需要注意什么?”财务经理说:“销售费用管理制度,你看了吗?”小明立马补充道:“我都看了,但是制度是之前的…”,小明语气越说越低沉:“你说让我根据实际业务,以及报销中出现的问题进行补充完善,但我现在还对业务不是太熟悉,所以也不知道哪里有什么问题。”

财务经理接过小明手中的单据,翻看了相关单据和发票,然后说:“这个销售部小丽怎么这样做事呢”。小明以为财务经理说小丽的不是,于是补充道:“是啊,他们销售部的人,总是认为自己是公司创收部门,一个个特别跩,说话都是鼻子朝天”财务经理笑了说:“我说的不是这个,我们上次开集团会议就销售部门活动制作费,专门讨论了,并按照新规定来,可能文件还没下来而已,但是还是需要执行啊”。

于是财务经理继续说:“销售部门物料制作费,除了发票之外,还必须还有这些附件,来辅助支撑业务的真实性、合理性、有效性。物料制作费支付所需原始附件:1、物料请购流程;2、物料入库单,开发商现场人员签字验收;3、物料采购明细清单;4、对应支付金额的发票;5、合同复印件(合同原件需在签订后,转交财务部一份备案);6、印刷物料样板图。”

“哦,还需要这么多附件啊”,小明说:“经理,这些只是我们企业,或者说每个企业自己的规定吗?”,财务经理看见小明对这个话题感兴趣,端起了泡着枸杞茶的杯子,深深的喝了一口,继续说:“这些费用附件,不仅是会计核算的要求,也是企业财务管理的要求,同时也是税务风险管控的要求”小明心想:怎么这么多要求,原来还不是企业自己说了算的。经理继续说:比如税法上对于会议费的要求,其中就有地方税务机关曾经专门出台文件,《河北省地方税务局关于企业所得税若干业务问题的公告》(河北省地方税务局公告2011年第1号)规定,对纳税人年度内发生的会议费,同时具备以下条件的,可以扣除。(1)会议名称、时间、地点、目的及参加会议人员花名册;(2)会议材料(会议议程、讨论专件、领导讲;(3)会议召开地酒店(饭店、招待处)出具的服务业专用发票。企业不能提供上述资料的,其发生的会议费一律不得扣除。


小明还在为自己之前只看发票的行为感到不好意思时,财务经理继续说:“后面小明,你需要把费用报销制度完善,而且具体费用管控都需要形成可执行,可落地,可以检查的体系清单”,看着小明点头如捣蒜一样,财务经理今天又多说了不少:“什么时候,你和其他部门对于报销的讨论,开始迈出发票的争论,开始讨论具体费用如何界定,标准如何判断,方式如何的层面,你才开始正式启动费用管控,而后才是针对这些进行问题的针对性分析和管控了。”



三:技术总结

一:具体清晰的范围
   为何日常中财务部经常和其他部门发生争议,其中有一个重要的问题,那就是对于相关概念界定不清楚不清晰,最后各说各话。那么要解决费用管理的问题,第一是制度上,表单上需要对具体费用通过多个维度去界定,比如以下举例市场推广费用,从开支范围、费用标准、报销附件等做出明确,以此减少纷争,更能将制度落地。

[td]
费用项目
开支范围
费用标准
报销规定及附件要求
市场推广费
参加外部单位组织的展会,接待外部单位来访、参观、考察所发生的支出。
按领导审批同意的费用预算报告。
事项报告、合同、发票、现场推广照片;有参展邀请函(外部参展);费用预算报告;




二:条条清晰的具体表单附件
以下主要列举了销售费用的常见支出,主要是通过附件的形式,来强化业务的管控,这些附件一则是财务管理的需要,同时也是会计核算的需要,有的甚至是税务部门单独下文件的规定。所以唯有如此,展开清单样式的方式,将管控具备可视化,也更加容易落地。



1)、广告费、业务宣传费、推广费、策划费、展览费等费用支付所需原始附件:
1、服务商根据合同约定出具的书面付款申请;
对应支付金额的发票原件;
3、合同复印件(合同原件需在签订后,转交财务部一份备案);
4、签字、盖章确认的现场效果验收单、报版广告、活动现场照片、确认单、等其他可证明所需支付款项真实性的附件;
5、效果评估表。

2)、物料制作费支付所需原始附件:
1、物料请购流程;
2、物料入库单,开发商现场人员签字验收;
3、物料采购明细清单;
4、对应支付金额的发票;
5、合同复印件(合同原件需在签订后,转交财务部一份备案);
6、印刷物料样板图

3)、活动礼品采购支付所需原始附件:
1、活动礼品采购事前呈报流程;
2、礼品采购清单、礼品验收入库单,验收并签字确认;
3、合同复印件(合同原件需在签订后,转交财务部一份备案);
5、礼品样版图;
6、礼品发放签领表;




三:建立专项费用检查要点
此部分也是PDCA体系下的检查部分,也就是各项费用管理,需要进行检查,对于发现的问题需要及时纠正,那么怎么检查呢?每个公司可以根据自己企业的状况进行制定检查清单,并且对照清单进行逐一对照。


1)差旅费
1: 报销单据填写须规范、附件须完整;
2: 出差 OA 审批须合规;
3:不得存在超标准报销未经审批情况;
4:不得存在超出差旅费范围的报销;
5:退票费报销须经过有效审批,须取得合规发票;
6:交通费报销不得存在不合理现象;
7:不得存在核算其他费用的现象;


2)  招待费
1:超地方审批权限的招待费须按规定上报总部审批;
2:不得存在拆分招待费申请金额,规避审批的现象;
3:不得存在未一事一报的业务招待费情况;
4: 不得存在内部送礼的现象;
5:招待费报销范围须合规(不得列支员工聚餐);
6:招待费审批单内容须填写完整,招待费记账凭证、付款审批单摘要编写须规范;
7:招待费付款审批单附件须规范;
8:招待费发票不得存在发票专用章和查询结果不一致的现象;
9:招待费核算须规范;


3车辆费
1:车辆费用报销不得存在虚报费用现象;
2:不得存在用其他费用报销车辆费用的现象;
3:车辆费用不得存在超范围报销现象;
4:车辆费用超标须事先经过总部审批;
5:车辆费用不得存在现金报销加油费、维修费现象;
6:车辆维修、保养须按流程权限申报审批;
7:车辆维修、保养报销须有维修明细单;
8:出车登记须及时、完整,要素须完整;
9:车辆油耗须有监控;


四:  合理科学的管理制度
此部分是属于PDCA体系下的总结,也就是费用管控有管控计划,有管控实施,有管控检查,如果没有这部分的总结,那么就没有形成一个良性的闭环,对于发现的问题没有一个检查,对于费用的数据背后现象没有一个纠正,那么前期很多工作也会处于形式状态。

1、销售费用实行总额控制、动态监控原则,销售部门依据年度销售签约计划按年度签约总额*%的比例编制年度销售费用计划,确定年度销售费用总额。
2、销售部门应有专人管理销售费用使用情况,建立销售费用计划、合同、付款台帐,并按月自行进行费用清查,每月末与财务部门核对销售费用的使用情况。
3、销售费用需按月统计与反馈,财务部每月统计各项目签约总额及销售费用支出情况,计算月度销售费率及年度累计销售费率,与销售部门核对,核对无误后向管理层汇报销售费用使用情况,发现销售费率超过*%时需提出预警。














评分

1

查看全部评分

发表于 2019-9-16 18:17:10 | 显示全部楼层
可以上传图片啊.jpg

可以上传图片啊



发表于 2019-9-17 11:09:26 | 显示全部楼层
谢谢楼主,学习了
发表于 2019-9-17 13:47:57 | 显示全部楼层
总结的挺好。
发表于 2019-9-27 08:02:19 来自手机 | 显示全部楼层
您发的文章对于实务操作特别有参考意义,非常感谢!
发表于 2019-9-27 09:35:25 | 显示全部楼层
楼主,真棒
发表于 2019-11-6 16:22:28 | 显示全部楼层
您需要登录后才可以回帖 登录 | 注册 新浪微博登陆

本版积分规则

手机版|中国会计视野论坛 ( 沪ICP备05013522号-2  

GMT+8, 2019-11-18 04:32

Powered by Discuz! X3.3

© 2001-2017 Comsenz Inc.

快速回复 返回顶部 返回列表