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[经验] 一笔费用报销引发的管理架构调整

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发表于 2017-1-18 11:05:57 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 烽火戏诸猴 于 2017-1-18 16:17 编辑

来逛论坛,喜欢看大家分享的案例,总觉得案例能引人思考和思辨,学习的是考虑事情的思维和逻辑。今天继续跟大家分享一个审计案例。
一、项目背景
某外资企业每年都会对全国各省的子公司进行年度审计,在现场审计之前,会有全省的收入、成本及费用的总体分析,通过大数据分析,让省管理层理解过往1年的管理现状,与全国其他可比省份的对比情况,以及省内间对比,还有自己与过往年度的纵向比较的情况。故事发生在现场审计前的数据分析中,内部审计当时看到一笔意外的费用支出“仓储费”,引起了关注。按照该公司的政策,是不允许分公司在外擅自租用仓库的(由于每个省都有外仓+子公司也有单独的产品仓)。

二、审计思考及程序

内部审计随即根据费用报销,找到当时的合同及审批情况,发现该仓从2012年开始就租用150平方的仓,用于存放推广及活动物料(产品样品或促销赠品),该合同当时确实已获得相应管理层的审批,如果仅看流程,至此应该可以判断没什么问题,当时我们的小朋友给我的结论也是,仓库的租赁是没有什么问题的。但马上引起我的警惕的,并不是仓库租用是否有问题,是其中存放的东西究竟是否有问题,因为该公司从2015年开始,已经减少了一些产品试用装的推广,当时给我的第一感觉是,物料早前应该已经发了,该省公司是否还需要再租用这么大的一个仓库。
带着这样的一个疑问,我及时要求调整审计方案,将该仓现场审计放在第一位。到现场之后,随即就有非常意外的收获。整个外仓50板物品堆放异常凌乱无序,积满厚厚的灰尘,初步判断是荒废很久。现场抽盘其中价值量比较大的物资,发现都盘亏。现场询问省管理人员,其解释前几天做活动来领过,一直都有管理。但当我们询问为何使用过还蒙上这么厚的灰尘,其就沉默了。
现场花了2天的时间,对仓库物资进行重新的堆放和按类别批次重新整理,统计共有200多种物料,其中试用产品全部已经过期,数量占仓库的一半。
带着现场审计的发现,我们也开始跟该分公司负责市场活动的管理人员进行流程沟通,包括不相容职责的分离,物料的申领、记账、交接、监督盘点等问题,发现流程基本完全失控。前后任交接没有盘点,进销存的帐务登记与申请记录也钩稽不上,发货委托仓库管理方发货但从未进行任何交接盘点,帐务登记人同时也会涉及物料的申领……种种内部控制失控,增加了物料损失的风险。
因此小朋友当时给的报告的建议有:1)立即进行仓库清理,对过期物料进行清理,重新建立有效物料清单并及时利用资产;2)评估外租仓库的必要性;3) 建立完善的职责分离、帐及实物管理流程等。如果是您,您认可这位小朋友的结论和处理吗?你还有其他需要补充的吗?
在我看来,审计到这一步,仅是针对目前的管理现状和下一步整改,但是对于库存积压、过期的原因,最根本的原因并未挖到。
因此,下一步我们对现场分类几种主要物料(占总体60%)的来源再做进一步的来源分析。分析发现这些物料主要是全国市场部分发给各城市进行活动推广的,一般是总部分发到各省,各省再按销售业绩分给下面的城市。在别的省,这些物料接到的时候,就会及时分发下去使用。但这个省比较特殊,管理风格比较突出省职能部门的作用,管理权比较集中,下面的城市的能动性比较弱。该职能部门由于有分配和使用权,仅分发一部分的物料下去,其余留在省里,但又疏于管理,东西扔在仓库后,也未作分类、分批、分期管理,导致出现资源浪费的情况。审计做到此处,我们第1条给出的建议是关于管理风格以及总部对各地物料铺放情况的监督。
而关于仓库租赁费,由于金额较低(每月约2000元),采购单价(每元/每月/每平方)与该省外仓的采购价接近,因此我们并未再去做采购方面跟进。对于供应商在管理过程中是否存在偷物料的情况,由于帐、实管理比较混乱,难以进一步开展。
题外,案例最后,该省该职能部门的负责人及下属主要的员工,也因此被撤职。内部审计在这次事件中,完完全全成为了一把刀,由于该公司管理层刚上任,想改变一些以往的管理思维及立威,这件事情也恰好给了他们机会,大张旗鼓地进行了问责。因此外企并非没有政治方面的斗争,但凡涉及权力,哪里都存在斗争。
发表于 2017-1-18 12:34:21 | 显示全部楼层
本帖最后由 小职员2010 于 2017-1-18 12:36 编辑

这就结束了么。
1、我至少还得约谈 出租给我的人
2、库存的呆滞、采购的价格这一块细审 还能有不能的成效。3、租赁合同怎么牵出去的。
 楼主| 发表于 2017-1-18 12:42:31 来自手机 | 显示全部楼层
还没完,下午再做补充。当时考虑租金比较低,审计重点在第二块,库存呆滞的原因分析
发表于 2017-1-19 09:58:40 | 显示全部楼层
1、制度不予许,合同还能够审批签订?是哪一块的漏洞还是有意为之2、在2012年至今无人提起?合同期限特别长导致?从资料看,有这么几个业务流程路径1、仓库租赁从审批到缴费记账2、仓库内物品收发及保管3、监管上的缺失,谁负责此仓库及物品的监管?4、促销品及政策与各区域实际情况匹配度,
 楼主| 发表于 2017-1-19 10:52:42 | 显示全部楼层
bn100 发表于 2017-1-19 09:58
1、制度不予许,合同还能够审批签订?是哪一块的漏洞还是有意为之2、在2012年至今无人提起?合同期限特别长 ...

谢谢您的意见。稍微做点补充:
1、制度原则不允许,但当时确实有业务需要,该公司已取得总部储运部及市场部的特批;
2、合同为期4年,适逢现场审计时,合同刚过期;
3、由于报销时,分公司也将特批的邮件附上,财务部也不会去做深挖;
4、关于2012年至今才发现,实际上,确实有点偶发性因素才发现,也与审计人员的经验和能力相关。说来惭愧,该省去年的审计负责人也是我。现场被对方管理层质问时,我们也做了解释,也提醒他们,内部审计并不是能发现所有的错误,因此加强员工内控意识和完善内控管理才是根本;
5、促销品政策和区域实际匹配度问题,由于涉及的市场部向来比较难搞,我们只借由这个机会,一起成立卓越营运项目与其一起进行梳理、评估,以伙伴合作的方式,一方面建立部门的影响力,令一方面也可以吸收他们专业上的一些能力。
 楼主| 发表于 2017-1-19 10:52:53 | 显示全部楼层
bn100 发表于 2017-1-19 09:58
1、制度不予许,合同还能够审批签订?是哪一块的漏洞还是有意为之2、在2012年至今无人提起?合同期限特别长 ...

谢谢您的意见。稍微做点补充:
1、制度原则不允许,但当时确实有业务需要,该公司已取得总部储运部及市场部的特批;
2、合同为期4年,适逢现场审计时,合同刚过期;
3、由于报销时,分公司也将特批的邮件附上,财务部也不会去做深挖;
4、关于2012年至今才发现,实际上,确实有点偶发性因素才发现,也与审计人员的经验和能力相关。说来惭愧,该省去年的审计负责人也是我。现场被对方管理层质问时,我们也做了解释,也提醒他们,内部审计并不是能发现所有的错误,因此加强员工内控意识和完善内控管理才是根本;
5、促销品政策和区域实际匹配度问题,由于涉及的市场部向来比较难搞,我们只借由这个机会,一起成立卓越营运项目与其一起进行梳理、评估,以伙伴合作的方式,一方面建立部门的影响力,令一方面也可以吸收他们专业上的一些能力。
发表于 2017-1-20 18:13:34 | 显示全部楼层
请教一下,所以这个案例中,最大的问题是资源的浪费和内控的失效吗?
管理层为什么要任由资源这么浪费呢?
 楼主| 发表于 2017-1-20 18:32:16 | 显示全部楼层
牛晓禄 发表于 2017-1-20 18:13
请教一下,所以这个案例中,最大的问题是资源的浪费和内控的失效吗?
管理层为什么要任由资源这么浪费呢?

最根本的问题在于资源管理和分配权过度集中,而相应管理的职能部门又管理不善,管理层由于对物料疏于监督,才导致资源的积压和浪费。
发表于 2017-3-1 11:50:38 | 显示全部楼层
学习 了 。
发表于 2017-3-2 11:35:12 | 显示全部楼层
最喜欢看这种实务了,由于每个公司的内审部门建设成都不一,所以很多时候很难学习到这种有实际经验的处理,谢谢分享,学习了
发表于 2017-3-2 12:56:49 | 显示全部楼层
学习了
发表于 2017-3-7 17:51:15 | 显示全部楼层
学习了
发表于 2017-3-8 08:06:15 | 显示全部楼层
审计结果,成了别人利用的工具而已
发表于 2017-3-9 16:18:22 | 显示全部楼层
希望多一些这些真实的案例,比那些空洞的理论强多了。
发表于 2017-3-9 16:27:31 | 显示全部楼层
请问对于这个问题有什么建议和后续的处理、管理措施如何呢?
发表于 2017-3-13 17:24:57 | 显示全部楼层
"分析发现这些物料主要是全国市场部分发给各城市进行活动推广的,一般是总部分发到各省,各省再按销售业绩分给下面的城市。"——促销物料按照销售业绩分下去,这个有点。。。
发表于 2017-3-20 11:15:58 | 显示全部楼层
审计小子 发表于 2017-3-8 08:06
审计结果,成了别人利用的工具而已

审计不是就拿来使用的吗,何来利用一说啊
发表于 2017-3-20 11:16:09 | 显示全部楼层
审计小子 发表于 2017-3-8 08:06
审计结果,成了别人利用的工具而已

审计不是就拿来使用的吗,何来利用一说啊
发表于 2019-1-9 10:13:51 | 显示全部楼层
两篇精华帖子都看了,很受益,希望继续看到您的美文。
发表于 2019-1-12 09:08:51 | 显示全部楼层
学习了,特别是思路的延伸,追溯问题根源才是解决问题的本质。
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