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内审实务年刊--进料审计(紫雨撰写-大叔整理)

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发表于 2015-8-17 09:37:55 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 小职员2010 于 2015-8-17 09:40 编辑

QQ图片20150817093838.png        此次命题作文为品质审计,粗略一想,不得了,岂是我辈能写的。所谓品质,从广义的角度来看,涉及企业运作的方方面面。员工有品质,制度有品质,流程有品质,授权有品质,效果有品质,效率有品质,……,换个角度来说不管人事、采购、销售、研发、财务都有品质,真要把品质的审计写完写好,没几把刷子想献丑都没资格。但是已经揽了这个瓷器活,又没有精钢钻,怎么办呢?就单从原材料检验到成品出货这条线的品质管理做简单的扯淡吧。而且迫于近期出差频繁,闲暇时间基本在车上,于是灵机一动,忽悠小职员那货说关于品质审计要说的太多,就分IQC、IPQC、FQC、OQC、SQE、QA、QC等模块写,一次就写一个环节。
不同企业进料检验的具体操作千差万别,比如有的企业来料后先到仓库打印《收货单》,然后IQC验收,再打《入库单》入库,于是系统中的这笔订单就有收货数量和入库数量,收货数量-入库数量=退货数量,这个就是要找供应商茬的地方。有的企业来料后仓库直接通知IQC检验,由IQC记录验收结果并填写《进料检验记录表》,然后一联给仓库作为入库依据,流程简单快捷。有的企业来料,二话不说先把需要抽样的样本办理入库,再领用样本检验后进行整批的入库或退货处理,此方便安排测试排程。不同公司细节差异很多。即便是称重量,点数量,测长度等,操作也会有所不同。不同的流程有不同的风险侧重,审计方法、策略自然也有不同。但不管有什么样的差异,回归到“为什么要检验”这个根本问题上,其宗旨是不变的。即,要保证来料的“质”和“量”。涉及其中的千奇百怪的制度、流程、权限、表单等等都是在围绕这两点展开。明白这点,审计的思路就很清晰了。
本文原本思路是按上述流程图标记红色和星数的环节做审计说明。想想算了,按质和量两方面简要扯扯淡就好,上面流程图供参考了解即可。

量就一个审计点-足否?诸如数量、重量、长度、浓度、厚度、面积、体积等与计价、标准相关的重重难关要参数。
重量
①流程上,流程、权限不健全或不合理,比如过磅随意让人代理甚至蠢到让供应商帮忙记录过磅,比如过磅不与入库系统关联或者不能打印过磅单甚至记在草稿纸上,前面一切操作合规合理,结果数据是错的。那么问题来了……。
②操作上,称重操作无合理标准或不符合标准,比如第一次过磅时人在车上,第二次过磅人在车下;或者第一次车没熄火,第二次熄火了;或者第一次停在地磅正中间,第二次停在边缘接触地面等等,那么问题来了……。
③工具上,称重仪器不准或无校验,诸如不校验或者虚构/篡改校验报告等。曾偶然路过地磅处,无聊秤体重,“咦,昨天59KG,公差正负5KG,应该是55KG或者60KG,怎么是50KG。”,一个舞弊案就此揭开。公司年均过磅千余次,每次实重比称重少30KG到50KG不等,二逼磅管员与一个供应商司机勾结,便宜了其他众多供应商。那么问题来了……。
④监督上,无监督或监督不足,诸如仅仓库人员监督过磅,说不定一支香烟就被收买了;又如第一次过磅后从车上拿一些没用的东西下来或者偷偷放掉车上的水。那么问题来了……。
⑤细微上,忽略皮重或皮重存在差异,比如皮重按供应商标注的计算,如果标注皮重低于实际皮重则导致货物减少。而且很多皮是重复利用,供应商下次来取上次的,这就是典型的耍猴了。那么问题来了……。
⑥整体上,以上五个方面都做到的前提是有人通知和安排过磅。如果前段存在漏洞:来料验收后仓库可直接按送货单重量入库呢?源头没控制,后端再完善也枉然。曾在审计中发现大宗药水入库明细是500笔,同期过磅明细中关于进料大宗药液称重的只有390笔,那么问题来了……。
⑦单位上,以其他单位计量以重量计价的需要注意。在制度不完善的公司极有可能被供应商利用。比如1000MM*1000MM*1.2MM的铜板,计价方式按吨价乘除各种系数得到PCS价格。验收方式是点数量,品质检验规格也是在公差范围内,且都是在下偏差范围,那么问题来了……。
数量
①制度上,没有规定对数量验收的操作标准及方法,于是基本就傻傻的按外包装数量进行入库入账。有的东西不像电脑屏幕,装一千台,装屏幕及后续工站报废10台,屏幕就有1010个,少的可以找供应商补。一些螺丝、铆钉之类的就不那么简单了。曾审计过程中对袋装一万个铆钉的的标准袋进行检验,数一千个出来的重量是A,称剩下的8.5A,总共9.5A。数两千个来称重,还是在9.5A左右。称多袋均≤9.5A,那么问题来了……。
②操作上,不抽样或不会抽样。极轻极小的比如铆钉,极轻极薄的比如薄膜纸,逐一点数不可能,需要抽样。有些做事不用脑子的,表面抽两包数数了事,甚至不清点。或者数几十个称重就以此推算上万的数量。曾在审计中发现整箱中的表面两层小包装数量基本准确,但是下面的小包装物件基本都是短缺,那么问题来了……。
③工具上,计数器准不准需要确认。比如一盘端子1万个,需要同磁带一样从一卷转动到另一卷,中间用计数器计数,如果出现一个端子计两个数的状况,一盘端子多计数几百个,总数又正好是1万个左右。那么问题来了……。
④记录上,可能出现实际点收数量少于标准数量,入库时仍按标准数量入库,这个性质就严重了。但此也是较难确认的,即便审计过程抽样发现短缺,如果是批量性短缺,性质是很严重的,如果只是一定比例的短缺,那么问题来了……。
⑤赠品上,将赠品据为己有。此种状况出现的可能性还是极高的。比如买一台设备几百上千万,通常会赠送一堆备件,少则几万,多则好几十万。如果在验收时缺乏监督或者控制不健全,被据为己有的可能还是有的。曾在一次审计中发现采购某设备400万,赠送了一堆东西,其中一个备件A价值近30万,结果在盘点的时候没有这个东西(合同上有赠送条款含A,公司验收单上没有A),扩大审计,吓一跳。另外一些供应商在供应物料时,会多放几个以防损耗。比如采购1,000PCS,实际会送1,005PCS,在送货单标注1,000PCS的前提下,入库按1,000PCS作业(金额不大则需要考虑审计必要性),那么问题来……。
浓度
①制度上,没有规定取样操作的手法和方法,浓度检测的方法和要求。曾审计对某检验合格的含有害物质液体进行含量测试,多放十分钟的结果是含量高出了规定十几个点,那么问题来了……。
②取样上,供应商取样。自己人取样可能会有不同的结果。但注意爬槽车不要掉槽里去或掉车下来,曾一家分公司,因为送货司机从车上跌下来,于是公司实验室的化验员代为取样,结果槽里面挂了个桶,后测试发现桶里的药水和公司规定相符,实际槽液浓度低于标准不少。那么问题来了……。
③化验上,操作不当或者记录失真。
……
……
……
其他量方面的审计,说不同其实也相同,无非就是对围绕“量”展开的一些列操作的合规性、合理性、健全性等的审计。如何去计量,有没有SOP,SOP对不对,有SOP有没有执行,没SOP如何执行,计量的工具准不准,计量的方法对不对,计量的结果真实否,过程监督到位不,事后检查有没有。采用树状思维对涉及“量”的所有因子分解、细化,然后抓重点、要点审计之。

验收操作方面
①制度上,没有检验标准或标准不健全。没有指引的情况,要么凭借经验,要么随心所欲。比如一片铜板,多少面积需要测多少个点,分别在什么位置,如果不规定,今天测一个角,明天测两个角,就算出问题还可以理直气壮把你骂道狗血喷头。那么问题来了……。
②流程上,不规范或者流程臃肿。多数情况是到货后安排对应IQC拿着验收工具和《进料检验记录表》进行验收、记录,但如果是需要检测十几个点的板材,检验设备自带记录和导出功能的系统可维护到ERP中的进料检验模块,是否有必要再做纸档记录呢?有的奇葩公司甚至来料在检验区检验一次,入库后再检验一次,流程是否可以优化呢?那么问题来了……。
③执行上,未按标准执行或执行不到位。一方面是操作方面不到位,比如信赖度测试某物料需要弯折1W次,IQC为了缩短时间,不测试或者把次数调少,比如进行MSDS检验,可能需要测试多种元素含量,实际测了一种合格就了事。一方面是频次或比例不对,比如规定连续3批不良,需要加大抽样比例,有的二货不管这些,闷着头抽,他抽疯,估计弄到企业抽风。或有甚者,有的只填表不抽检,有的抽风一样的拼命抽检。那么,问题来了……。
④工具上,需要验收工具的验收,就需要关注工具的精度或者洁净度之类影响验收结果的因素。比如药水浓度检验,拿个高浓度残液没有清洗的试管检验,结果可想而知。不关注工具,结果可能与实际大相径庭。那么问题来了……。
⑤委外上,检验不科学或者不真实。有的公司不是有能力检验所有来料,比如涉及到材质或者某物质含量的。一方面检验机构不合理,比如在供方的实验室检测浓度,曾审计某含金物的金浓度,拿着封样的样品至某资质机构检验,结果浓度高出供应商检测数据20%;一方面可能虚构检验报告,所谓资质机构的盖章只是个萝卜章。尤其是高单价的物资,浓度、材质影响可能以百万甚至千万计。那么问题来了……。
结果判定方面
①退货上,品质异常就干脆不做记录,后续的供应商考核、扣款、教育都成空。那么问题来了……。
②特例上,所谓紧急使用或者其他拎不清的原因下特采。特采这个环节是值得关注的,不规范的公司,供应商给生产或者其他当权的哥们儿打个电话说货被截了,于是就有了特采。之后生产过程中大量的时间就是不良中找良品或者进行维修,典型的被卖了还帮别人数钱。那么问题来了……。
③流程上,验收结果没有正确、完整反馈(系统作业除外)交互。特采、退货不及时、正确、完整的反馈供应商管理部门。相关供应商处罚得不到落实,供应商品质得不到提升,那么问题来了……。
④判定上,忙活到累成狗,结果黑的被变成白的(比如不合理特采);忙活到累成狗,把结果由黑的变白(篡改报告资料);不忙活或假装忙活,不管黑白都是白的(比如检验员是供应商的七大姑八大姨);那么问题来了……。
封样管理方面
①取样上,缺乏监督或者流程、记录不合理。比如对某含金液体封样,如果缺乏监督,在封样前加点高浓度液体进去,双方贴好封条签好字。等此批物料用完一段时间,人家供应商以审计检查或其他乱七八糟的理由要求重新化验,那么问题来了……。
②保管上,保管不善或者不能做到唯一性识别。一方面和储存条件有关的比如某些塑料件、液体等,一方面保管状况有关,如果遗失或者掉包换成高浓度的又不能识别,那出现①的状况,问题就来了……。
③处理上,过保管期的封样品的处理不当。通常样品是不值几个钱的,扔了也就扔了。但一些贵重的东西比如含金溶液加工的企业,试想封样室一面墙上全是含金溶液样品,并且一年换几波,前前后后加起来几百近千瓶,如果收集起来,提炼出来的金子也有好大一块。那么问题来了……。
供方辅导方面(好像扯到检验环节外了)
①流程上,未经许可或者不符规定与供应商接触。在A公司做IQC检验,私下兼职给供应商B做品质辅导,锅里碗里都伸进爪子。或者公司对外窗口或流程不对,IQC可随意与供应商接触或者至供应商出辅导。弄不好就成了公司派车送员工在上班之间光明正大的去给供应商做兼职。那么问题来了……。
②实施上,工具的提供或者辅助的实施不合理。不规范的公司可能把一些设备借给供应商,如果长期使用并且收费无规定,那和送给别人有何区别。另外辅助的实施仅仅是对应物料生产上的指导和辅助,且需有度。一些公司弄到派驻员工在供应商处当免费长工,这就需要从多方面评估了,如果可取而代之的企业很多,那么问题来了……。
③结果上,辅导的目的是改善,如果搞到最后品质没改善甚至是表面改善,那么问题就来了……。
……
……
……
关于质的审计,不同行业的物料不同,自然对“质”的要求和监测点不同,但是不管有多么的不同,宗旨是一样的——保证来料是符合公司要求的。围绕这个中心点展开,同上面扯淡的“量”一样,理出相关影响要素,顺藤摸瓜即可。
上面每段基本都有个“那么问题来了……。”如此装逼的确有些不妥,但嘴尖皮厚腹中空的家伙除了此装逼神技外也没别的本事,原谅我的装逼吧。那么来的是什么问题?如何审计?如何管控?就当是发散大家的思维吧,可以横向纵向延伸想一想,也可在群中相互探讨。
其实表象与真因以及中间的各个环节环环相扣,如何通过表象去挖掘,这个值得深思。表象的发现需要敏锐的审计嗅觉,透过现象看到本质,需要很强的审计能力。比如流言蜚语说某IQC与某供应商关系不一般,审计会想到是否检验放宽条件或存在利益关系,如何确定呢?一方面查看验收记录,显然,不蠢的人表面工夫都会做得很到位,物料可以检验,报告合不合格他写的算。一方面,查查人事关系,如果只是单纯利益关系或者两支烟建立的铁哥们关系,此法也不可行。另外想想,如果存在对异常放行的状况,品质异常会出现在哪些方面?从哪些环节反应出来?以什么样的形式反应出来?如上所说,因果环环相扣,按照业务流向,系统流向,实物流向,工艺流向等等,从头到尾,从尾到头,从中间到两头,从人到人,从人到物,从物到物等等,多方面关联,比对,分析,抽丝剥茧。最终,即便再狡辩也抵不过铁证如山。到最后必然是“勿伸手,伸手必被抓。”最后两句话显然是装着逼吹牛逼,异常可以发现,失职还是舞弊,这样的审计还是不够的。
本想从技术层面写写如何扒开表象,层层深入直至本质。但是低头一看,肚中无干货,此文就这样吧。鄙人仅是装逼,如有不妥,请勿找我撕逼,感谢!
发表于 2015-8-17 13:19:30 | 显示全部楼层
学习了,谢谢
发表于 2015-8-18 09:18:49 | 显示全部楼层
可以出个系列了!
发表于 2015-8-18 09:44:44 | 显示全部楼层
发表于 2015-8-18 11:08:58 | 显示全部楼层
楼主的小幽默还是可以的哈
且不说其他。
发表于 2015-8-21 16:02:32 | 显示全部楼层
跟楼主学装逼也会是一种成长
发表于 2015-9-5 10:27:31 | 显示全部楼层
跟楼主学装逼也会是一种成长{:biggrin:}{:biggrin:}{:biggrin:}{:biggrin:}
发表于 2015-9-5 10:34:32 | 显示全部楼层
跟楼主学装逼也会是一种成长
发表于 2015-9-29 15:46:07 | 显示全部楼层
楼主思维比较清晰,逻辑比较严谨,,,装逼够范、、、、、、、、
发表于 2016-7-14 17:10:43 | 显示全部楼层
文章中提到品质审计会分IQC、IPQC、FQC、OQC、SQE、QA、QC等模块写,一次就写一个环节。哪里可以去看呢?我刚毕业的,也没有学过审计,最近有个项目是对品质部门做审计,不知道从哪下手
发表于 2016-7-19 05:45:18 | 显示全部楼层
专家啊,开一个专栏吧。写得太好了。
发表于 6 天前 | 显示全部楼层
楼主辛苦了
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