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[会计实务] 付款审批流程规则

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发表于 2018-8-22 03:48:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 laifgyy 于 2018-8-22 09:08 编辑

                    付款审批流程规则
                作者:laifgyy
                    开始于2014年11月,完成于2018年8月

   付款审批,审什么?怎么审?
   有人是反正还有后面的来审批把关,我就先放过,给个面子,做个好人,或者是前面画圈我画圈,有样跟样,丧失原则,丧失标准,丧失了监管和过滤功能,结果导致泥沙俱下、污物混流。
   在长年累月审计和财务工作中,我接触了大大小小各种各样的企事业单位,根据见闻和经验,拟订出了一套很实用的《财务支付制度》,在理论和实务上规范了付款流程,现抽出付款流程图与大家一起讨论。

                   认定和责任

   付款过程包括三个环节:业务行为环节、会计审核环节和出纳付款环节
   存在着三种责任:事实责任、审核责任和付款责任,其对应的是业务认定(事实认定)、财务认定(付款审核)和支付款项。这三种责任严重程度是由前往后递减,经办人负最大的责任,财务次之,出纳最小。现实中,由于个别单位(企业、公司)管理层的偏见和错误,一旦出现虚报套现案子,往往板子打到出纳身上,或者打到财务审核上,由财务承担全部责任,造成了冤假错案,很不公平。
   一、业务认定
   业务人或经办人承担事实责任,负主要责任,必须对其需要付款事项首先进行业务认定(事实认定),认定其行为真实性,认定其金额的准确性。业务人所做事项,包括采购,必须由另外的业务人来认定,由业务部门主管,甚至主管业务领导来进行业务认定。
   如果业务事实没有认定,认定不清楚,或者认定错误的,不得进入下一环节----财务认定(付款审核)环节。
   二、财务认定
   财务人员对业务进行财务认定(付款审核),承担付款审核责任,是次要的责任。一般对明显不符合常识、不符合逻辑的业务是可以审核出来的。比如,单独一个业务员出差,报销客车车票时,却出现两张同班次、同车辆的车票。
   如果财务没有审核,审核不清楚,或者审核错误的,不得进入下一环节----出纳付款环节。
   三、支付款项
   记账会计根据已经进行事实认定、财务认定的单据记录账簿,出纳根据会计已经记账单据支付款项的。记账会计、付款出纳不对前面的业务认定、财务认定承担责任。会计承担记账责任,出纳承担付款责任。如果记账对象错误、金额错误,会计承担记账责任;如果付错对象、付错金额,出纳承担付款责任。

                审核内容

   业务审核,财务审核的内容包括五个方面:
   1、关联性---与单位(公司或企业)有关;
   2、真实性---存在实物或行为;
   3、合法性---符合法律法规;
   4、材料性---有充分的材料证据;
   5、控制性---符合单位(公司或企业)财务制度。
   首先,审核其与单位(公司或企业)这一法律主体、会计主体有关联,才能付款,一切无关的,不管后面如何如何,统统扔在一边去。比较典型的有:行政机关部门的费用拿到企业公司来报账,上级企业(部门)拿到下级单位来报账,个人消费拿到企业公司来报账。
   其次,审核其真实性,有着实物存在,有着真实行为,金额真实准确。如果既无实物资产存在,又无真实事项,或者金额错误,虚增金额,自然要挡在门外。
   再次,审核其合法性,该实物资产,该真实事项是符合法律法规的,才能接受,才能付款。比如,购买毒品放在单位(公司或企业)里,报销赌博嫖娼费用,报销送礼行贿费用,尽管先与单位(公司或企业)有关联,后面是真实存在的,但由于是违法违规的,一样不得出账报销。
   第四,审核其材料性,有充分的证据证明了该事项的关联性、真实性和合法性。如果证据材料不足以证明,或证明不了,应退回补充或者不受理。比如,能够证明购买资产真实性充分证据有:验收单(报告)、结算单或者对账单,如是工程项目的为结算单(报告),政府机构或第三方权威方出具的产权证书、鉴定报告。除此关键证据外,扩展出来的其他证据有合同协议、装卸单、运输单、发票、拍卖公告、成交文件等等。
   第五,审核其是否符合财务制度。典型的内部控制制度有,出差人员的交通工具乘用标准、住宿标准、补助标准。如出现乘飞机经济舱限制的人员却要报销头等舱机票、限制住三星级酒店的却要报销总统套房的现象。

   理论版付款流程图

付款流程图1.png

    实务版付款流程图
付款流程图2.png


   (本文首次在中国会计视野上发表,如有引用、转载,请注明出处)

评分

1

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本帖被以下淘专辑推荐:

发表于 2018-9-7 16:27:28 | 显示全部楼层
good!
 楼主| 发表于 2018-9-8 11:27:19 | 显示全部楼层
本帖最后由 laifgyy 于 2018-9-8 11:34 编辑

           王石华大基因999万元检测费审批规范化的模拟讨论


    2007年,万科董事长王石来到深圳华大基因进行个人基因检测,费用是999万元,当年,中国整个基因测序市场营收是6000万,占17%。
    对这笔上千万元的个人基因检测费,万科股份财务又是如何支付的呢?如何才能把个人工作风险降到最低的呢?

    按照规范的财务,须经过三个流程:
    1.事实认定
    2.财务认定
    3.财务付款


    一、事实认定
    王石或其代办人提交王石基因检测报告(华大基因出具的、盖有起法律效力公章的),付款单(或付款申请报告)经总经理办公室或董事会办公室负责人的签字确认,主管副总经理或总经理的同意付款签字,由于金额巨大,应该附上经理会办公会议决定书(内容包括同意王石去检测,同意本次付款金额)。
    二、财务认定
    会计、财务经理、财务总监分别进行财务认定。
    1、审核是否是与公司有关的检测
    基因检测在表面上看是个人的,与公司无关,但王石是万科聘用的员工,按照劳动法,用人单位有义务对被聘用人身体进行健康检查,这就属于公司行为了。
    最近闹得挺欢的京东董事局主席刘强东在美国性侵案,其所发生的一切诉讼费用,包括聘请律师费、差旅费、甚至包括对女方的赔偿费(如果日后法庭判决有),那是个人行为,不是公司行为,与公司经营无关,因此不能报销。
    认定与万科公司有关后,便进入真实性认定环节。
    2、审核是否是真实的
    审核是否有华大基因出具的王石基因检测报告,并且盖有起法律效力公章,如有,则通过,进入合法性环节。
    为了使真实性证据更充分,更有说服力,应该检查是否有同意王石去华大基因公司检测的经理会决定,与华大基因签订有检测合同(协议),或者附加上,王石在检测过程中的相片。
    3、审核是否是合法的
    如前所述,对被聘用员工进行身体健康检查,符合国家劳动法,王石基因检测在合法性范围内。可进入下一环节审查。
    如果是员工个人违法法律行为,则不能报销,在这一环节便否决,退出付款流程。如,个人赌博支出、个人打架赔偿对方支出。
    4、审核证据是否充分,足以证明得了
    报销单中是否有检测报告,这是最关键证据。
    其他证据可有:经理会同意去检测的决定书、检测合同、经理会同意付款决定书、检测过程的现场照片。
    5、审核是否符合万科公司内部控制的有关规定
    如果万科公司对员工健康检查没有设定金额最高限额,则通过。如果有,并且上限金额在检测费999万元下面,则超过部分不能报销。
    审核各级审批人是否在审批支付款项权限内。
    万科公司对款项支付会有一个审批权限,如果这999万元检测费超过了经理办公室主管权限范围,超出了主管副总经理、总经理范围,则要经过经理会审批。
    会计、财务经理、财务总监经过上述审核后,如果都符合规定,则签字同意付款。
    单据转入到付款环节。

    三、财务付款
    记账会计拿到财务总监签字的单据后,在系统账上记账,然后交给出纳付款。
    出纳接到会计已记账单据后,按照单据信息汇款给华大基因公司。


    付款各环节的责任归属
    一、王石、经理办主管、主管副总经理、总经理、经理会负检测事实认定的责任,包括检测行为是否是真实的、检测金额是否是准确。这是最主要的责任。
    二、审核会计、财务经理、财务总监负财务审核责任
    这是次要责任
    如果在审核中,存在明显的逻辑错误、常识错误而审核不出来,或者最关键证据存在瑕疵(如检测报告没有检测人签字、没有检测公司公章),上一环节中事实认定中超权限审批,应该经经理会审批的没有经理会决定书,则要负财务审核责任。
    三、记账会计、出纳的责任
    如果付款单没经过必要的审批,或者缺失最终审批手续而记账,则记账会计承担责任。
    如果未经记账而付款,或者付款名称错误、金额错误,则出纳承担付款责任。






发表于 2018-9-8 11:43:09 | 显示全部楼层
一、业务认定
   业务人或经办人承担事实责任,负主要责任,必须对其需要付款事项首先进行业务认定(事实认定),认定其行为真实性,认定其金额的准确性。业务人所做事项,包括采购,必须由另外的业务人来认定,由业务部门主管,甚至主管业务领导来进行业务认定
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求教一下laifgyy:公司负责采购的是张总,负责设备的李总。请问支付设备款时,是请张总签批还是李总签批,来进行业务认定。谢谢!
 楼主| 发表于 2018-9-8 11:57:44 | 显示全部楼层
永远的助师 发表于 2018-9-8 11:43
一、业务认定
   业务人或经办人承担事实责任,负主要责任,必须对其需要付款事项首先进行业务认定(事实 ...

    先主管设备的李总审批,进行事实认定。
    如果采购业务包括设备在内,张总权限在李总上面,设备采购金额审批权限超出李总范围,则要呈送给李总审批,进行事实认定,张总要负事实责任。
发表于 2018-9-8 14:43:30 | 显示全部楼层
laifgyy 发表于 2018-9-8 11:57
先主管设备的李总审批,进行事实认定。
    如果采购业务包括设备在内,张总权限在李总上面,设备采 ...

谢谢!
发表于 6 天前 | 显示全部楼层
学习,谢谢老师分享!
发表于 6 天前 | 显示全部楼层
学习了,谢谢分享~~
发表于 4 天前 | 显示全部楼层
发表于 前天 16:45 | 显示全部楼层
学习了,谢楼主分享
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