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楼主: hanxiao0519

[经验] 23年财务路,从职场小白到跨国企业财务高管

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发表于 7 天前 | 显示全部楼层
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发表于 6 天前 | 显示全部楼层
 楼主| 发表于 6 天前 | 显示全部楼层
四、货物签收单
  不管是商贸企业还是制造业,都会涉及到将货物交付给客户、客户收货的业务,也就是物权的转移,对应地就必然牵涉到物权凭证或者货物签收单的问题。
  这项业务在公司运营期间每天都会大量发生,相对于会计部门最重视的发票来说,这个单据最容易被忽视或者疏于管理。但是一旦发生商业纠纷及诉讼的时候,这个凭证就变得非常重要,重要性甚至要超过发票。
  因为发票是公司自身可以签发的单据,但物权凭证或签收单则是外部第三方或对方认可的外部证据,从法律效力的界定上大于内部证据。
  目前企业通常的运输方式大概有这么几种:
  (1)、水路运输,不管是境内的内河运输还是境外的海运,一般都会有第三方船公司签发的运单或提单;
  (2)、铁路运输,会有铁路部门签发的铁路运单;
  (3)、陆路运输,就是汽车运输,一般是公司的送货单;
  (4)、快递公司,有快递运单。
  从管理的难度上比较而言,水路、铁路和快递公司因为有第三方公司签发的运单,可以直接作为物权凭证,相对管理起来比较容易一些。而陆路运输是汽车司机拿着内部送货单请对方收货签收,这里面的问题就比较多了。同时这种方式又是目前国内货物运输最主流的方式,所以,有必要和大家谈一谈其中的问题和管理。
 楼主| 发表于 6 天前 | 显示全部楼层
      那么陆路运输在物权转移上有哪些主要的问题呢?
  1、非授权送货。
  为了提升客户的服务满意度,节约物流成本,现在很多公司都是将货物直接发往客户指定的下游终端用户。从业务运作上来说,这么做完全没毛病,可以省去客户的二次货物中转,节约他们的成本,也能提升市场效率,对吸引客户、巩固和占领市场肯定是有好处的。另外对于公司来说,如果销售或市场部门能认真走点心,这样可以悄无声息地全盘掌握市场真正的终端用户是哪些,等到公司实力具备的时候,一脚踢开中间商也不是没有可能,就算不踢,起码也有制约客户漫天要价的筹码。
  真的挺好的!
  但是,转折来了,很多公司这么做的时候,往往有一个细节没做好,就是给客户的下游终端客户送货时没有让客户做书面授权,经常是客户或业务员直接打电话给送货司机,要求将货物送到哪里哪里、交给谁谁,然后送货司机就按照电话指令办了。
  财会部门呢,则按照送货单笑眯眯地开出发票,记账做收入、挂应收,核算得很准确!殊不知道,等到客户不还钱,起诉客户要提供证据的时候,麻烦可能就来了。
  这些年我配合公司法务部门打了不少的官司,主要是客户欠款的追讨诉讼,其中就碰到多起这种送货未经授权的,有些客户根本不承认曾让我们给下游客户送过货,这笔欠款他不认!然后法院让我们举证证明,怎么举?拿什么举?之前根本就没让人家授过权!
  后来清查下来,有些是客户耍赖,有些是业务员通过客户倒卖货物,反正乱象很多。
 楼主| 发表于 6 天前 | 显示全部楼层
     针对这种情况,我曾经问过法务部门,虽然没有客户授权,但是我们开给客户的增值税发票他们都是抵扣了的,这是不是也可以说明客户已经认可收到了这批货物?
  律师的回答是,以前法院可以这么采信,但是现在越来越多的法官不这样做了,因为税是税,商业纠纷是商业纠纷,是两个案子,不能合在一起。
  虽然后面我们通过各种努力追回了欠款,但付出的额外成本和精力也很多。
  为了堵塞这一漏洞,我要求建立客户送货地址和收货单位的书面授权制度,并在各销售公司全面推行。开始时阻力非常大,业务部门叫翻了天,认为这些小事影响了他们干大事。下面公司的管理同事也向我诉苦,压力太大。我就告诉他们,哪个业务人员有意见都可以打电话找我。
  开玩笑,他们认为这是小事?
  后来看到我的态度很坚决,业务部门又提出不是他们不配合,是客户不愿意出授权书。我问原因,业务回答我是客户怕泄露自己的商业机密!
  业务混起蛋来哪个公司都一样!
  他们那点小心思我还不清楚?
  我告诉业务团队,这项措施必须做!我的理由很简单:
  (1)、授权内容可以在客户订单上直接完成,并没增加客户的工作量,他们凭什么不写?
  (2)、他们可以保护自己的商业机密,如果他们能做到不欠款,我可以让司机做电话录音,不麻烦他们出授权指令。又想用我们的资金、还不愿意告诉我货要送到哪里?你觉得你们找的这是什么客户?
  自己不去羞愧还跑来找我磨,好意思吗?
  管理部门在原则性问题上、在面对业务部门耍混蛋的时候,该强势必须强势!
  几个月推行下来,这个问题也就没有人再叫有难处了。
 楼主| 发表于 6 天前 | 显示全部楼层
      经过一段时间的准备,楼主的微信公众号今天终于与大家见面了!
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发表于 5 天前 | 显示全部楼层
发表于 5 天前 | 显示全部楼层
 楼主| 发表于 5 天前 | 显示全部楼层
     这个问题当时让我很是伤透了脑筋!你想,每个月近20亿的销售额,对应到货物上将是多大的数量?如果这个问题处理不好,哪怕是很小比例的概率出问题,换算成绝对值都可能将是个比较大的数字。
  物流部门虽然对此也很苦恼,但一直没有很好的解决办法。后来,我想了一个补救的措施,就是每月会计部门在发放客户询证函的时候,将当月给这个客户的交货明细单打印出来,附在询证函的后面。客户在对账的同时,把这份交货明细单也一起盖章确认。
  我咨询过法务部门,这份盖章的交货明细可以作为客户收货的确认文件!
  这个问题看似解决了,但这并不是我想要的理想解决办法,最多只能算一个退而求其次的补救方案。
  因为这个办法有很明显的瑕疵:
  (1)、及时性不够;
  (2)、完整性难以保证;
  (3)、存在较多的人为影响因素。
还要继续想更好的解决方案。
发表于 5 天前 | 显示全部楼层
小小单据,大大问题。魔鬼在细节,财务无小事。
 楼主| 发表于 5 天前 | 显示全部楼层
      有一次,我带领总部的几位主管到工厂出差,在回来的车上,脑袋里突然灵光一显,为什么我们不能通过电子签收的方式?
  谁说扫码只能用于淘宝购物?这些信息技术在大型的制造业同样可以适应!
  话题一开,大家顿时兴奋起来,一场完美的头脑风暴就在车上展开了。
  突破点找到,剩下的方案就很容易了。
  公司可以做一款APP,与公司的系统相连,送货单信息通过转换变成二维码或条形码打印于送货单上。同时系统自动推送动态密码通知到客户授权人手机号码,货物送达后,客户被授权人持动态密码登录APP扫描收货,完成电子签收。
  完美!
  及时完整,没有外在人为干扰,既保证了公司的权益又不麻烦客户!
  后来我们又讨论到,未来可以将这个系统延展到从客户订单开始,到发货、签收、客户回款直到最后与客户的对账,完美的信息化一条龙!
  多年的顽疾终于被解决了!
  看起来也很简单,不是吗?
发表于 5 天前 | 显示全部楼层
能切切实实的为公司解决问题,这样真的很棒啊。
发表于 5 天前 | 显示全部楼层
发表于 5 天前 | 显示全部楼层
有点意思
发表于 5 天前 | 显示全部楼层
要反复看。。。。。受益匪浅
 楼主| 发表于 4 天前 | 显示全部楼层
       昨天写完货物签收单,今天想顺便说一下虚拟库存的问题。
  有虚拟库存就必然有虚拟仓,那这两个都是什么东西呢?
  所谓虚拟,当然就是假设的意思,也就是实际当中并没有,只是假设想像它有。这是信息系统流程管理下的产物,只是为了管理流程的更清晰,类似于过渡性的科目。
  但问题就在于,很多公司在实际操作中经常走样,把个虚拟的东西做成了真的库存,使存货管理由实变虚,增加了管理的成本和难度,也会使财务数据失真。
  1、母子公司之间或其他关联企业之间的开票销售。
 楼主| 发表于 昨天 08:53 | 显示全部楼层
      在现在的大型集团公司中,月末的时候,经常会发生票到货物未到的情况。或者是销售单位自身缺少增值税进项,就让供货商先把发票开过来但实际货品并未发出。
  如果购入方在收到发票后,直接记入“库存商品”科目,这就会在账上形成虚库存,通常叫做虚拟库存。
  我估计很多公司都同样存在这样的问题。
  虚拟库存,按道理来说应该是进和出都一样的,不会出现账面的库存余额。但上面这种做法就会使虚拟库存出现余额,也就是从账面上由虚变成了实。
  这就容易造成实物管理的混乱!
  从财会管理来说,账面反映的资产除了与实际在数量、价值上相符以外,物理存放的地点也应该一致。
  这才叫账实相符!
  所以如果发生票到货未到的情况,应该考虑先计入“在途商品”或类似科目,而不要直接记入“库存商品”,否则容易对盘点造成困扰,对实际库存存货的反映也不真实!
 楼主| 发表于 昨天 08:54 | 显示全部楼层
2、虚拟库存的销售。
  相对于第一种情况来说,虚拟入库造成库存虚增还不是最重要的,把虚增的库存又做虚拟销售才更容易造成管理混乱。
  我在上一家公司工作的时候,业务部门每个月为了冲高销量,会让工厂给销售公司做虚拟移库,销售公司在货物没有收到的情况下做虚拟入库,然后再把这部分虚拟的入库开出库单销售给客户。
  这样的好处是从账面上看,销量是达到了,但是实物并没有真的流转。而且从经营管理上来说,坏处非常多:
  (1)、不管是工厂还是销售公司,实物库存管理混乱;
  (2)、提前纳税;
  (3)、虚增客户应收账款;
  (4)、虚增销售业绩;
  (5)、经营信息失真,有可能工厂库存已经很高了,但是从账面看销售还是很好。
  为了解决这个问题,当时我就要求:
  (1)、销售公司仓库货物所有权全部归属于工厂,作为工厂的分仓,这样工厂就不会在货物移仓时就要开发票;
  (2)、改变销售公司库存设置限制,库存无货不可以提前开出出库单;
  (3)、月末关帐时,按实际给客户送货量做销售收入,已开单未送货的部分做销售冲回,次月重新录订单。
  这样一来,就保证了货物流转与实际相符,杜绝了虚假销售、虚增业绩情况。
发表于 昨天 10:43 | 显示全部楼层
又进来学习
发表于 昨天 16:31 | 显示全部楼层
挫折性案例时,楼主的风险意识很薄弱,生活中没遇到过坏人。
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