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你与高效财务之间隔着一个“规矩”的距离

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发表于 2018-2-28 18:33:38 | 显示全部楼层 |阅读模式
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高效的财务部门不会在一些低附加值工作上浪费太多时间,无论在与其他部门沟通还是相关基础数据的收集取得及财务核算层面,都条理分明、井然有序。进而节省出大量时间进行可以为企业创造价值的一些高附加值工作,如情景分析与规划、根据战略目标分析查找企业约束性资源、预算、分析、绩效、现金流、纳税筹划等工作。但实际工作中也有不少企业财务部门陷于日常事务性和基本核算性工作中而无法抽身,甚至是在费用报销、基本数据提供、其他部门数据收集与核对上相互推诿扯皮而浪费大量时间。财务部门建立相应的“规矩”可以有效改善与避免这种情况

没有规矩不成方圆,即使是国家与国家之间、一个国家内部治理之间都必须要有相应的“规矩”。这里的“规矩”包含两方面,一是法律、法规、协议、协定等层面的,二是多年形成的、大家都认为应该遵从甚至是存有敬畏之心的风俗习惯。一家公司的“规矩”也包含“规律法规”和“风俗习惯”两个方面。“法律法规”指公司的规章制度、流程、职责等,“风俗习惯”也就是一家单位的企业文化,如老板的管理理念、管理风格和对内控的重视程度、在财务层面企业日积月累下来的习惯等,都会直接或间接影响财务部门的工作质量与效率。

企业财务体系的建立对企业高效工作非常重要,如点与点之间是否无缝连接、有多少繁琐不必要的程序还在执行、可以利用信息系统自动化生成的环节还在人工操作、必要但执行起来有些麻烦的流程无法落地等等。我们需要重新梳理与诊断整条业务链并进行完善,让制度流程科学化和保证能落地的可操作性。只有在日常工作中真正落地执行的才能叫作“规矩”,不能执行的制度体系无论多科学都无法发挥作用,所以,怎样落地同样重要。

曾经做过一个顾问项目,该集团公司实行财务统管,各分、子公司实行报账制,财务部门有十几个人员,每日忙于日常事务性工作。此次顾问工作的目的是提升财务部门效率,降低事务性工作占用时间,在不增加财务人员的情况下提升财务台阶,加强财务的分析、管控与支持职能。经现场观察和与财务负责人详谈,得知每个月财务单记账凭证装订就要耗费约一周时间,一是量多,每月要装订几十本,二是原始单据太乱,为保证会计档案质量,财务负责人要求装订前对相关原始单据进行整理后才能装订。而这一周时间中,90%的时间在整理原始单据。财务部门制定有相应单据粘贴填写规定也再三要求其他部门和各分、子公司按规定办理,但效果不明显,倒是因此和其他部门之间的冲突不断。看了相关规定,洋洋洒洒几大页,很是专业繁琐,又通过对其他部门进行访谈,大部分的部门还是愿意配合,只是对规定不理解之处较多,而询问财务时财务不耐烦,报账时达不到要求财务又予以责备,导致冲突越来越严重。

我们进行了如下整改:一、对粘贴填写规定进行梳理,精简到一页,全部用日常话语表述。二、对各部门及分、子公司分别指定一名兼职报账人,并规定费用报账日。三、当月开月度经营分析会时,利用半天时间对各部门及分、子公司报账人进行培训。首先进行制度宣讲,相关人员如对规定内容有不明白之处现场提问,在大家都明白之后,财务事前准备票据粘贴单、胶水、笔等工具,再现场实例对各项费用单据粘贴分类示范,并让各部门及分、子公司报账人员检查此次准备报销的费用单据粘贴情况,不规范的现场整改,财务统一点评与指导。四、各报账员统一对本部门(分、子公司)费用进行归集,在规定报账日内报销,其他时间不接受报账事宜,财务也不再接受其他人员报销事宜。报账员负责本部门票据粘贴填写培训与审核工作,对不符合规定的票据不得接收。五、部门(或分、子公司)负责人对本部门整体报账工作负责,将报账工作纳入负责人与报账员绩效考核。六、培训后规定两个月缓冲期,缓冲期内不明白事项及时向财务请教,缓冲期过后每月对各部门及分、子公司报账情况在开具经营分析会时统一通报。如各报账员还有未懂事项,只能在经营分析会规定时间内提问。在超过缓冲期后,没有一个部门存在不达标现象,也没有一个部门在会议时提出问题。财务由此避免了与其他业务部门的冲突,节约了因整理单据浪费的大量时间而去做更有价值的工作。

财务只是企业经营信息的汇总与收集部门,大部分的作业与数据,都是各业务部门在做和在各业务模块生成。财务上大量数据和原始单据都是从业务部门传递过来的,这些原始单据和数据的质量决定企业财务工作的质量与效率,为了保证工作质量,财务部门不得不牺牲效率耗费大量时间进行数据整理与再加工。而通过业财融合与信息化工具利用,相应的数据流程与作业流程设置合理,原始数据及时准确甚至是实时传递财务,原始单据提供规范,财务可以减少许多重复劳动作业,这也是业财融合的价值体现。而业财融合的本质是对企业生产力的提升

一家企业的文化对财务“规矩”的建立也至关重要,如老板的理念,对财务的支持程度,企业整体员工的职业素养与信息化技能等都会影响财务的效率。一家连老板都不重视财务的企业,财务部门很难被重视。如果老板认识不到财务的重要性而重业务轻财务,财务部门想要推行与规范一些作业也比较困难。如果企业员工整体没有财务理念、信息化技能较低,这家企业在进行业财融合时也不太容易。这个时候作为财务负责人首先要对企业老板及管理层进行相应的财务理念培训与灌输,因为从经营的角度,很难让管理者去支持认为没有价值的事情。当老板与管理层意识到重要性之后再进行推广与实施。

财务想要发挥价值,就必须融入到业务中去,把规则搭建好,把关系理顺,得到老板、管理层和别的部门认可与支持,财务才能避免在基础工作上耗费大量时间。财务要从两个方面建好“规矩”:一是建立科学有效的财务体系,根据战略规划和公司实际需要搭建合适的财务架构,经过反复推敲和细细梳理后制定相应的制度规章、会计核算办法、流程、岗位职责等财务体系,在制定体系时根据业务链将全部相关节点融入进去,而不是仅站在财务的角度去制定体系;二是注重理念灌输与宣传工作和员工基本技能的培训提升工作,取得决策层、管理层和员工的支持,保证制度体系的落地。

对于企业来讲,“规矩”到底有多重要,看看那些成功企业就知道了。2018年元月王石“回归未来”跨年演讲中提到我给万科带来什么时讲到四点,其中之一就是建立企业制度。华为花费上千万与IBM合作,进行长达八年的IFS变革,构建了全球领先的财务体系。我们都知道华为利润率极低,如果没有先进的信息数据系统、财务规则体系、业财融合等做支持,如此庞大的跨国集团是很容易在经营中出问题的。中信、海尔、许继、中石油、中石化、京东等众多大型集团企业,也无一不拥有完善与先进的财务体系和信息系统。

随着经济的发展、竞争的加剧,企业老板也越来越认识到财务的重要性,近而对财务部门也有了更高的要求。而传说中的“会计消失论”也让我们财会从业人员感到压力和焦虑。如何减少和消除低附加值作业,提高财务部门的生产力,更多的从事可以创造价值的支持性作业,都需要财务部门建立相应的“规矩”作支撑。

评分

3

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发表于 2018-3-1 07:28:21 | 显示全部楼层
发表于 2018-3-3 19:15:45 | 显示全部楼层
非常认同,我要把文章给我团队人员看,并深刻理解和践行。
发表于 2018-3-4 15:35:54 | 显示全部楼层
只有在日常工作中真正落地执行的才能叫作“规矩”,
发表于 2018-3-4 22:08:44 | 显示全部楼层
发表于 2018-3-5 09:31:42 | 显示全部楼层
老板的支持,还有财务负责人的理念的推进非常重要
发表于 2018-3-5 17:10:12 | 显示全部楼层
将简单的事情搞复杂很容易,但是将复杂的事情搞简单,却是很难。
发表于 2018-3-5 22:49:13 | 显示全部楼层
谢谢分享
发表于 2018-3-5 22:51:45 | 显示全部楼层
非常值得学习
发表于 2018-3-6 16:03:23 | 显示全部楼层
按照规矩来,做起来才顺畅。
发表于 2018-3-6 22:47:29 | 显示全部楼层
规矩成方圆。
发表于 2018-3-12 13:52:27 | 显示全部楼层
看上去好像是把一些财务工作转移到报账员身上了?从财务的角度来说好像工作量少了,但从整个企业来说,工作并不见得减少!
发表于 2018-3-13 16:38:52 | 显示全部楼层
受教了!最近也一直在思考如何更高效。财务总是被太多的琐碎事项给耽误了!
发表于 2018-3-16 16:44:38 | 显示全部楼层
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