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我心目中理想的审计软件 作者:zfanwei (归档)

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发表于 2016-11-13 22:42:13 | 显示全部楼层 |阅读模式
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我心目中理想的审计软件
作者:zfanwei

注:很早以前写的,最先发表在无优审计网 www.51audit.com ,被人转载到这里发表过。现在归一下档,以做记念。

2001年3月28日,审计署办公厅在《审计署提出信息化建设总体目标和构想》中提出了审计系统信息化建设总体目标:用五年左右时间,建成对财政、税务、海关等部门和国有企事业单位的财务信息系统、电子数据系统实施有效监督的审计信息化系统,改变目前审计手工作业的现状,增强审计机关在计算机环境下查错纠弊、规范管理、遏制腐败、打击犯罪的能力,维护经济秩序,促进廉洁高效政府的建设,更好地履行审计监督职责。为实现这一目标,审计署要加快软件开发,开发一套比较有效、实用的审计项目管理、审计操作实施、审计结果汇总和审计文书管理软件;建立审计数据中心,为审计提供数据和法规方面的支持,逐步与政府其他部分专用网实现网络互联、数据共享,并利用数据中心对各种信息进行分析、选择、比较,决断重大审计事项。
为适应未来的发展需求,我国正在制定《审计系统信息化建设规划》,预计在5年时间内,建成一个基本完善的、高效的审计信息化系统,以使审计机关能够对财政、金融、税务、海关等部门和国有企业事业单位的财务信息系统、电子数据进行有效监督,对国家财政资金、国有资产进行密切跟踪;改变目前以手工作业为主的审计方式,增强审计机关在信息化条件下实施审计监督的能力;逐步实现审计过程的三个转变,即从单一的事后审计转变为事后审计与事中审计相结合、从单一的静态审计转变为静态审计与动态审计相结合、从单一的现场审计转变为现场审计与远程审计相结合,更全面地履行《审计法》赋予的审计监督职责。
我国对审计信息化的建设越来越重视,而审计信息化建设中重要的一个方面审计软件的开发和应用也是逾发受到关注。本文阐述了我对审计软件应具备功能的想法和审计软件在实务中的运用。主要针对社会审计而言,对政府审计和内部审计则需要相应的根据各自特点调整。
我认为,理想的审计软件,应是一套完整的系统。简单来说,可以是“审计工具”+“事务所管理软件”+“法规、制度查询系统”三个模块组成,且各模块相对独立,数据共享。完整的一套审计软件,应是这三个功能的完美结合。
一、审计工具
1.对财务系统的数据或其他数据库的数据可再利用
能利用财务软件的数据接口,直接与财务系统相连,从会计电算化系统中取数。审计软件只有能直接利用已有的电子数据,才能大大提高工作效率。应能发现账务数据是否被非法修改,并能查出财务系统的设置不对的地方。现在大多数的财务软件都是由客户设置自动转账凭证和自己设置财务报表取数公式,会有设置错误的情况,如期末时将期间费用自动结转的分录只结转借方发生额等情况。审计软件应对财务系统的设置进行检测,完成对财务系统的审计。
2.财务分析功能
通过输入或者直接从财务系统取出企业未审报表,软件能自动计算出各项财务比率;形成会计报表的趋势分析、变动分析、杜邦财务体系分析等等,让项目经理能轻松进行分析,分析被审计单位的财务状况及审计风险,并作为确定审计重点的依据。可根据财务报表和客户评级计算出重要性标准,按照选定的分配标准将重要性水平分配到各账户,由项目经理来确认及调整。
3.完成调查问卷、符合性测试
能在审计软件中设计符合性测试、调查问卷、自动评分系统。在审计软件中,设置好符合性测试程序和调查问卷,主要通过填表或回答问题方式完成调查表,审计软件自动进行统计,根据不同的评分标准,得出符合性测试结果及调查问卷结果,并自动生成符合性测试及调查问卷底稿。
4.自动生成部分底稿
这是直接调用财务系统数据的扩展。审计人员很多时间都消耗在抄抄写写和计算中,抄账、加计明细与汇总额核对,明细账与总账核对等等。而审计软件应能将这些工作减到最少,尽可能让计算机去处理一些原来要人工抄写和计算的工作,审计人员使用审计软件后应做的事情,应主要是进行分析、对一些事项进行职业判断等一些职业性强、技术性强的事务处理。
在审计软件中设置好标准模板,在底稿模板中的数据设置好数据来源、勾稽关系及计算公式后,能直接从财务系统中取数据,填入底稿。如应收帐款的帐龄,应能从应收帐款模块中取数,期间费用明细表,也应能从会计电算化系统中取数,取出后,计算出明细占总额比例、本期与上期的增减分析等等。
审计软件应具备审计抽样功能。利用审计软件来抽样,一是利用抽样工具来抽样,二是自定义条件,如设置异常凭证条件,列出异常凭证,条件可审计人员自己加。审计软件还可预设一些异常对应科目关系列表,审计人员也可增加和修改。如领用材料,借管理费用,贷原材料,但无贷应交税金,则可能没有将进项转出,这就是一个异常对应关系。抽样检查底稿中的部分数据,可由计算机审计软件自动取数生成。各种抽样方法可组合使用,选中一个或多个样本后,增加样本进底稿,形成一个抽样列表,全部选中样本后,样本相关数据能直接从财务系统中取出,节省时间,并保证了数据的准确。如在做测试时,凭证的相关信息凭证号、对应科目、金额均能直接从会计电算化系统中取数生成。审计人员接下来只须进行核对项目的核对,大大提高工作效率。
5.计算处理功能
通过未审会计报表和审计人员编制的调整分录,软件将自动生成试算平衡表、调整分录汇总表、审定的会计报表和会计报表附注。从审计底稿到审计报告和附注,中间的计算,由审计软件来完成。
这个功能可以这样实现,审计底稿是各个数据中最基础的数据,当发现需要调整事项时,在底稿中做出拟调整分录,由项目经理来确认是否调整,重大的要由合伙人来决定,在审计软件中确认。如重要性水平之下,可不予调整的,计入“未调整不符事项汇总表”,如需要调整的,计入“调整分录汇总表”。底稿中应完全包含附注的内容,并在底稿中设定是否在生成报告时调用。对确定要调整的调整分录,在底稿的明细中也要相应调整。附注调用的就是调整后的底稿明细,这样,能保证报表与附注的一致性。一笔调整分录调整与否,报表与底稿均一致,避免手工操作时因为不同时调整造成的底稿与试算平衡表及报告不一致的情况。
在审计调整分录汇总时,要对一笔审计调整分录涉及的各个科目的底稿均要调整,但不能简单相加,对涉及的科目有多个都有调整分录时,要分析和提示是否同一调整事项的重复调整。
对于调整分录,因客户已结账等原因,不能直接使用在审计时的调整分录,应能根据不同的情况,由审计人员或自动设置好科目对应关系,将审计调整分录转换成客户的调整分录。审计完成后,可以打印一张客户用调整分录汇总表交客户。
在审计中发现的公司应规范或应加强管理的地方,在底稿中记录,可作为管理建议书的内容及依据。
6.强大的稽核功能,各底稿间的勾稽关系、报表与附注的核对,手工操作的出错概率较大,在手工操作时各种数据的勾稽关系和复核占用了大量的霎时间和人力。而用审计软件,则可由审计软件来审核,对勾稽关系不对的,列表提示。
审计人员在做审计时,未审数直接从财务系统中取出,取出后即进行勾稽关系的核对,生成的底稿中的未审数与未审报表核对一致,从而完成帐表、帐帐核对工作。自动产生勾稽无误的审计报告和会计报表附注,大大提高审计工作效率。在生成审计报告时,对报表与附注、附注与附注进行勾稽关系的核对,核对无误才能生成审计报告正式稿,否则提示勾稽关系不对的地方,只能生成审计报告草稿。
7.报表及附注合并功能
现在的公司,越来越多的涉及到投资、控股,特别是大型的公司和上市公司,大多都要编制合并报表。审计软件应该具有这个功能。审计报告含报表和附注,审计软件应不仅能合并报表,也要能合并附注。合并及合并报表附注是审计工作重要内容,也是手工操作时最为繁琐且最易出错的部分。用审计软件来完成,一是提高效率,二是确保准确。报表的合并相对简单,附注的合并要复杂一些,但也完全是可行的,只有能完成附注的合并,审计软件的功能才比较全面。
审计软件将引入审定的报表和和附注进行简单加总,生成汇总的报表和明细报表,然后自动生成或由用户手工输入合并抵销分录,将抵销分录过录到汇总报表和明细表中,就能得到合并会计报表和合并会计报表附注。还应有相关的一些功能,如合并时合并范围内的关联往来核对,自动生成抵销分录等等。根据关联往来生成往来抵入抵销分录,根据长期股权投资和报表权益部分自动生成权益抵销分录等等。
8.即时帮助系统
审计软件不仅是工具,还应能给审计人员一个指引。审计软件内底稿中应包含审计程序,审计人员可随时查看程序,根据程序进行审计。并且,可以在审计程序中集成一些提示信息,如各科目审计要点、常见舞弊手段等,在做某一科目时,按帮助键,即调出相应提示,促进审计工作,提高审计质量。在审计中,应可随时查询相关的法规和规定,给审计人员工作提供最完善的资料。提示和法规应可以由有权限的操作人员维护和扩充。
9.由审计软件来编制底稿,还应保留审计轨迹。在底稿编制中应该能方便的使用审计标识。在审计人员编制底稿后,项目经理审核,应能直接在原底稿上加注释,并在底稿中保留。这样,审计的三级复核都能在底稿中保留审计轨迹。
10.同一项目,多人操作
审计是一个团体的工作,一个审计项目,一般由多个审计人员来完成。这要,就要解决一个项目,多人操作的问题。解决方法,一是使用网络版,二是审计软件中有审计项目导出、引入或者是分拆和合并来完成。使用网络版,直接对同一一套数据进行操作,就没有合并的问题。但一般情况下,审计人员都是没有网络环境的,则要考虑各审计人员底稿和工作成果的合并问题。一是各人做好后,将数据导入到同一个项目中去,这样完成工作成果的合并,但这样要非常清楚各个审计文档的哪部分是有效的,要注意不要用无效的数据将有效的数据覆盖。二是审计软件有项目分拆和合并的功能。分拆时,根据需要将底稿分拆成几部分,如根据循环将底稿来分拆,合并时合在一起即可。
11.审计软件中的底稿应是完整的底稿,如复印件等,在审计软件中加底稿说明底稿内容,统一编制索引。如果不是完整的,则会出现不便管理的情况,也不能算是一套完整的审计软件,而只能说是审计工具或审计工具软件。
12.数据的重复使用,也是审计软件的一个重要的功能。因为我们现在的财务报告都是用的比较报表和比较数据,以前年度的数据需要再次使用。以前年度的数据在本年的报告和底稿中都要用到。审计中期末与期初数、本期数与上年同期数的比较,都非常多。上年审计的问题,在今年应予以特别关注,提高审计质量。上年的审计调整,被审计单位是否已调整,均要关注。
审计软件应能将上期的数据导入到新的项目中去,作为上期数。当财务制度或格式变化时,设定转换规则后,应能自动转换。
13.函证管理
函证,是审计中常用的审计手段。在选取好函证的样本后,输入相关资料,如单位名称、邮编、地址、联系人、金额等后,可自动生成汇总表及询证函证和函证的底稿,并可打印出询证函。收到回函后,在底稿中注明回函情况,可方便的计算出回函比例、金额。
14.审计软件功能及底稿模板的扩充
不断变化的会计制度,不断改进的审计程序,要求审计软件有很强的扩充和二次开发的功能。审计软件应有良好的扩充功能,当国家有新的规定或者审计程序修改时,能方便的编制新的模板。
15.应符合国家对审计软件的有关规定
例如根据审法发[1996]376号文《审计机关计算机辅助审计办法》第十一条,审计机关组织推广使用商品化的计算机审计软件,应当根据该软件的应用范围,由相应审计机关的有关专业部门对其组织测评,并取得合法使用权后才能正式使用。第十四条 用计算机辅助实施抽样审计时,抽样审计中使用的随机数表或由计算机程序产生随机数的程序,应当由审计署统一规定。等等。
16.网络的运用
审计软件有网络功能,利用网络技术和远程通讯技术,可以让审计人员坐在办公室里就能轻松自如地调取异地查证对象的会计信息,进行内部控制和制作审计工作底稿。不再受空间的限制。一是直接通过网络访问,二是被审计人员将数据打包,传送到审计单位处,再进行审计。
17.其他
审计项目参数的设置,如底稿中客户名称、期间等各底稿均一致的数据,在项目管理中统一设置后,编制各底稿时不用再输入。
审计底稿的多样化,如在查看客户生产及办公现场时,可以利用数码相机拍照,形成工作底稿。与公司领导层通过电话会议来进行讨论时,可以利用数码录音等等。这些底稿均可在审计软件中存档。
审计软件还应为审计人员提供一些常用文书范本,比如:审计计划、审计小结、向公司要的资料清单等,供审计项目负责人修改使用,同时提供审计人员的工时记录表,可准确迅速地完成审计用工的统计工作。
二、事务所管理模块
1.客户管理功能。
事务所的客户就是生命,对客户的了解是成功完成审计工作的第一步。应建立客户档案。主要内容有单位名称、地址、负责人、财务负责人、邮编、电话、传真、Email等。这个档案不能仅仅是一个地址簿的功能,应还有进一步扩展,如企业所处行业、经营情况、沿革过程等。建议对较大和重要的客户(尤其是上市公司)实行跟踪管理,专人负责收集公司最新公告、新闻,进行风险评估,定期和不定期给客户进行评级。结合收费及审计程序安排,评级差的客户实施的审计程序应更多,要求更高,收费也应提高,如评级太差,风险太大可选选择不接该公司业务。针对审计过程中客户存在的问题,提出管理建议,帮助企业安排培训计划,跟踪服务。
2.审计项目管理
承接业务时,先进行前期调查,对审计项目实行评级管理。根据公司情况、业务性质确定审计范围、审计程序。要有工时计算功能,结合审计人员安排,不同级别的人员不同的收费率,计算出项目收费。系统内含业务约定书模板,在与客户洽谈业务时,修改部分资料就可做与客户签约。对业务约定书进行编号管理。根据已签订的业务约定书的相关条款,进行业务排期。接业务时,先要看有无足够的时间和人员,能不能接该项业务。对已签订实施的项目,跟踪进行审计收费管理。
3.对多个审计项目计划的管理,即业务排期功能。
由于事务所的工作都是具有季节性和时限性,在一定时间内必须完成审计工作。要在有限的时间里安排好尽可能多的工作,并保证时间和质量,项目计划和业务排期是一个学问。根据历史情况及最新资料、做出项目计划,估计一个项目所需要的时间。再对事务所一定时期的项目,根据客户的要求出具报告的日期、客户能进场开始审计的日期,该项目所需要的时间,由电脑进行业务排期。应考虑一些细节问题,如盘点的人员与年终审计时应安排相同的人员,一个公司的审计人员变动不宜太频繁等等。再适当为特殊情况保留一定的调整空间。业务排期应可根据不同需要,输出不同格式的报表,如按人员、按公司业务列表。
4.完善的人事管理系统,工作日志及员工业绩考核、职员培训管理功能。
事务所最重要的资产就是人力资源,职员管理好了,审计工作也能事半功倍。实行完善的培训和升级制度,分等级如分合伙人/主任会计师;部门经理、项目经理、助理人员各层次,针对性的组织学术研究、培训。应将各位职员的个性、特长等一一记录,加以点评,甚至考虑到怎样的人员组合能达到较好的效果,真正能让人尽其用。
工作日志统计及员工业绩考核。这个功能应和业务排期相结合,排期是计划,而日志是实现了的计划。只要输入一次日志资料,就可以分人员进行查看该职员所完成的工作,也可以看一个项目是由哪些人员完成。这样,下次安排任务时就很清楚哪些人是做过该项目。做完一个项目,项目经理应对本项目小组成员进行评价,评价的目的不是说去说人长短,最主要是对其特点、特长、有待完善的方面进行评价。一是有利于新人的成长,二是有利于以后人员的安排。也可针对该职员的不足进行培训。对业绩好的予以奖励。应建立完善的职员升级制度(国外事务所在这方面做得比较好),根据职员在事务所工作的时间、业绩情况来做为人事变动的依据。
现在知识更新的速度越来越快,审计人员必需不断学习,事务所的培训计划相当重要。职员培训要有记录和管理。一是新的知识、新的制度、新的发文;二是针对职员相对薄弱环节。
5.对审计档案的管理
首先是业务报告编号管理,对不同的报告应设置不同的编号。编号不能出现跳号,空号。避免出现先取得编号,后因各种情况不出报告的情况出现。报告出具时应将底稿归档,对审计底稿档案进行管理,分类存放,底稿状态查询。当业务需要要借阅底稿时要予以登记(类似于图书借阅系统)。
三、法规、制度检索、查询功能
相关的财务、审计、税收等法律法规是事务所人员执业的依据。而不断有新的法规、制度的发布,使这个功能非常重要。法规、制度检索、查询应分类,如设为会计制度、会计准则、审计制度、审计准则、税收法律、经济法律、证券法规、最新发文等等。查询功能不仅仅是将法规或制度全文列出,而是要进一步的加工,如有效期,是否仍实行,是否有部分条款适用新的法规或新的发文。不要查询到太多的无用的信息,要做到准确、详细。如查询增值税有关条款时,要能列出原文、细则和发布的相关文件。

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发表于 2017-2-24 12:47:52 | 显示全部楼层
本帖最后由 嘉恒信息 于 2017-2-24 12:49 编辑

专业,学习了,有空欢迎下载体验我们全新研发的“嘉恒捷审”财务报表审计软件,看看跟您理想的软件还有多少差距
软件下载安装地址:https://users.jarhon.com/Account/Download/?id=OA==
发表于 2018-2-12 21:45:09 | 显示全部楼层
楼主的想法和我差不多,甚至几乎完全相同!看得出楼主思考很多,用心了!
发表于 2018-2-13 08:44:17 | 显示全部楼层
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