一个看似简单的差旅费，你不一定就做对了！

彭怀文

一个看似简单的差旅费，你不一定就做对了！
彭怀文
差旅费几乎是家家企业都会发生，因此差旅费的财税处理几乎会计人员都会遇到。但是，看似平常而简单的差旅费，你都做对了吗？

一、差旅费具体包括哪些内容？
对于差旅费应该包括哪些具体内容，目前的会计准则、财务通则和税法均无具体规定，实务中更多参照的是《中央和国家机关差旅费管理办法》的规定：差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
因此，大多数企业在实务中差旅费具体包括的费用有一下几类：
1、交通费：出差途中的车票、船票、机票等；
2、车辆费用：如果是自带车辆，出差路上的油费、过路费、停车费等；
3、住宿费；
4、补助、补贴：误差补助、交通补贴等；
5、市内交通费：目的地的公交、出租等费用；
6、杂费：行李托运、订票费等

二、企业应该建立怎样差旅费报销（内控）制度？
作为一个规范的企业应该建立健全差旅费报销制度或内控制度。没有报销制度的企业，作为财务负责人首要任务应该是建立健全制度。差旅费报销制度在网上也是很多的，自己没有能力起草的可以下载后结合企业实际进行修改。
作为差旅费报销制度，重点有几点应关注：
1、建立企业规范的补贴标准：按职位的不同，设置不同档次出差补贴标准；
2、建立企业规范的住宿标准：按职位的不同，设置不同住宿酒店的星级标准或住宿费报销标准（需要考虑地区差异）；
3、建立企业规范的出行交通工具乘坐标准：重点在于限制乘坐头等舱、铁路软卧、高铁豪华商务座等。
4、建立企业出差的控制流程，从源头上控制差旅费，防止随意出差和假借出差之名办私事等。
5、建立企业的差旅费预支和报账流程，目的在于促进出差人员及时报账。
6、建立企业差旅费报销的处罚制度，对于在差旅费报销中有违纪违规的给予处罚的标准。
各企业的情况不一样，企业起草、审定、修改、颁布企业内部制度的流程也不一样，但是无论财务部门是否差旅费报销制度起草的牵头部门，都应积极参与其中，献言献策，使其符合企业内部控制的要求。

三、财务人员应如何审核差旅费报销单？
差旅费报销的审核也是财务人员的一项职责，在审核中应重点关注以下几点：
1、出差是否为企业相关负责人安排，是否为必须。规范的企业会有派差单作为证明的。
2、复核出差线路是否合理或在派差单安排的行程中，重点关注是否有绕行旅游或办私事的情况，必要时可以通过一定形式进行抽查（如可行）。
3、检查报销发票、车票、火车票等的真伪。如果有人要伪造出差，必然会有假发票、假火车票、假车票等。这些真伪的查询，可以借助税务网站、12306网站等，必要时也应通过其他形式核实（如可行）。
4、复核差旅费报销的各种费用标准，重点关注限额费用是否超标的情况发生。

四、差旅费应该怎么账务处理？
对于差旅费的账务处理，会计准则并无具体规定，仅在会计科目“管理费用”的使用说明时提到一点。根据差旅费报销人员性质不一样，按照会计原则，实务中的差旅费报销主要计入两个会计科目：
1、管理费用——差旅费：主要用于核算管理部门或后勤部门人员出差发生的费用。
2、销售费用（营业费用）——差旅费：主要用于核算销售或营销部门为销售产品、市场推广等发生的差旅费。
但是，对于一些特殊情况的差旅费，需要分析后，遵循会计基本原则的基础上确定计入的会计科目。
1、可能计入“制造费用”
比如，制造型企业产品加工过程中，有一个环节需要委外加工，但是企业又不放心受托加工方的质量控制，决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。
2、可能计入“在建工程”
企业基建部门为施工建设而发生的差旅费。
3、可能计入“研发支出”
企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品而发生的差旅费。
4、可能计入“业务宣传费”
比如，三聚氰胺事件发生后，国人对国产牛奶产生了严重不信任感。内蒙古一奶企为了增强国人对其产品的信心，利用暑假，开展了“游内蒙古大草原，参观XX牛奶厂”的活动，主要参观了其奶源基地和牛奶加工厂。在活动中，奶企承担了消费者往返内蒙古的差旅费等。在这一过程中，企业目的就是为了宣传，实际作用也是宣传，因此该活动发生的费用应计入“业务宣传费”。
5、可能计入“业务招待费”
比如，企业为维护客情关系而承担了客户到企业的差旅费的。
6、可能计入“董事会经费”
比如，企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费。
以上仅仅是我列举的几种情况，实务中可能遇到的情况会更多、更复杂，在进行账务处理前一定要先进行职业判断，恰当地计入不同会计科目。

五、差旅费中的出差补助是否必须要发票？VS出差补助要交个人所得税吗？
这两个问题其实是一个问题，重点在于出差补助是否交个人所得税以及怎么交。涉及到差旅费补贴的个人所得税规定有：
1、《征收个人所得税若干问题的规定》（国税发（1994）089号）
下列不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入，不征税：
①独生子女补贴；
②执行公务员工资制度未纳入基本工资总额的补贴、津贴差额和家属成员的副食品补贴；
③托儿补助费；
④差旅费津贴、误餐补助。
2、《关于误餐补助范围确定问题的通知》（财税字(1995)82号）
国税发(1994)089号文件规定不征税的误餐补助，是指按财政部门规定，个人因公在城区、郊区工作，不能在工作单位或返回就餐，确实需要在外就餐的，根据实际就餐顿数，按规定的标准领取的误餐费。一些单位以误餐补助名义发给职工的补贴、津贴，应当并入工资、薪金所得计征个人所得税。
3、国家税务总局所得税司巡视员卢云2012年4月11日在线就所得税相关政策答疑的回答中涉及个人所得税有：
网友问：单位给出差人员发的交通费和餐费补贴是否并入当月工资薪金计征个人所得税？每月通讯费补贴是否并入当月工资薪金计征个人所得税？
卢云答：根据现行个人所得税法和有关政策规定，单位以现金方式给出差人员发放交通费、餐费补贴应征收个人所得税，但如果单位是根据国家有关一定标准，凭出差人员实际发生的交通费、餐费发票作为公司费用予以报销，可以不作为个人所得征收个人所得税。
关于通讯费补贴，如果所在省市地方税务局报经省级人民政府批准后，规定了通讯费免税标准的，可以不征收个人所得税。如果所在省市未规定通讯费免税标准，单位发放此项津贴，应予以征收个人所得税。
对于差旅费的差旅费津贴、误餐补助是否需要发票的问题，全国各地执行标准是不一致的，比较典型的有北京市和广西区。
北京市地方税务局在2015年4月3日以局长信箱的名义贴出一则回答：
北京对于差旅费补助的报销是否要求拿发票来充抵？
答：尊敬的纳税人：
您好，您的来信已收到，现就有关问题回复如下：
员工出差过程中发生的相关费用与差旅费补助是两个概念。员工出差过程中发生的相关费用属于与企业经营相关的费用，如员工垫付费用，企业可以根据实际情况报销，同时根据《中华人民共和国企业所得税法》及其实施条例的规定，企业发生的与取得收入直接相关的、符合生产经营常规的必要和正常的支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。企业所得税税前扣除应符合三个基本原则：真实性、相关性、合理性。真实性是税前扣除的首要原则，要求纳税人提供证明支出确属实际发生的合法、有效凭证。
企业支付给员工的差旅费补助是对员工的额外现金补助，属于工资、薪金的一部分。关于差旅费补助的标准由财政部门制定，目前对企业无具体标准，仅对中央和国家机关以及参照公务员法管理的事业单位有明确的规定，具体内容请参见《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行[2013]531号）。因此，对于行政事业单位按照财行[2013]531号文件规定的标准，发放给出差人员的差旅费包干补助，可按《国家税务总局关于印发征收个人所得税若干问题的规定的通知》（国税发[1994]089号）第二条的规定，不予征收个人所得税，超过标准的部分，应并入职工当月工资计征个人所得税。
感谢您对北京地税工作的理解和支持。祝您身体健康、工作顺利！
北京市地方税务局
   （http://shiju.tax861.gov.cn/gzcy/jzxx/display.asp?more_id=1554928）
该回答重点有两点：1、税前扣除要有合法、有效凭证，差旅费补助也不例外；2、由于财政部门对企业没有制定具体的差旅费补助标准，因此企业人员不能享受《国家税务总局关于印发征收个人所得税若干问题的规定的通知》（国税发[1994]089号）第二条不予征收个人所得税的规定。
广西壮族自治区地方税务局以公告的形式（桂地税公告2014年第6号、2015年第2号）规定了差旅费补助个人所得税税前扣除限额，且规定了包干使用的交通费、住宿费的税前扣除限额，只有超出了限额的部分才并入工资计算个人所得税。
作为一个从业多年的企业财务人员，我必须为广西壮族自治区地方税务局点赞，他们规定才是经过深入调研了的，符合企业实际情况（不但符合广西实际也符合全国实际），也是人性化的。而北京市地税局的回答，除了冷漠地宣读一些条款外，还人为地把纳税人分成了三六九等。北京地税，说好的“法律面前人人平等”呢？
因此，对于各地差旅费补助涉及的个人所得税问题，请尽可能咨询或查询当地的规定。

六、为外单位人员报销的差旅费能否税前扣除？
经常有网友咨询：根据约定，我们企业承担了外单位人员的差旅费，能否税前扣除？
对于这个问题，经过搜索发现各地税务局对此回答并不一致，有说可以税前扣除的，也有说不能税前扣除的：
1、外单位有偿提供劳务，合同约定了差旅费由本单位承担或报销，而自己企业承担或报销差旅费属于劳务费支付的一种形式。因此，企业应就承担或报销外单位人员的差旅费代扣代缴增值税，然后可以税前扣除。比如为律师报销办案差旅费，为注册会计师报销去外地子公司审计的差旅费等。
2、外单位人员提供无偿劳务，或虽是有偿劳务但是合同并未约定差旅费，而是企业志愿承担或报销了住宿、交通费的，可以视为业务招待费进行税前扣除。
3、只要是与生产经营相关的合理支出，可以税前扣除。
4、外单位人员的差旅费，不是本单位的支出，不能税前扣除。
由于本问题全国尚无具体规定，建议财务人员多与主管税务局沟通，多向主管税务局说明其发生的合理性，争取到税前扣除资格。当然，还有一种办法就是在报销外单位人员差旅费时，最好由本单位人员报销，摘要不要写的太清楚明白，企业自己能明白就行。后一种办法，是一种万不得已的办法，不做推荐，如有采用，风险自担。
看了这些问题，有些人又要晕了吧。这就是实务与理论的区别：
看似简单，可是你的处理却不一定对！


该贴已经同步到 彭怀文的微博

水手1100

谢谢分享

天涯财务

感谢分享

2277623

感谢分享

马大哈哈

，你是连差旅费的概念都没有搞明白，应该好好学习，根据最新的会计准则，利润表项目按照功能分类，除非有特殊的明文规定，差旅费都应该计入到管理费用，计入到制造费用等都是错误的会计处理。至于计入到业务招待费，那个是你连会计主体都没有把握，那个不能是差旅费，为什么是业务招待？考虑好啦再说。

彭怀文

马大哈哈 发表于 2015-9-21 12:28
，你是连差旅费的概念都没有搞明白，应该好好学习，根据最新的会计准则，利润表项目按照功能分类， ...

说了你也不懂，懒得与你说。

九天f

实务与理论的区别

wanlansan

学习了

liuxiacat

学习了

yaojiahuan501

支持楼主，感谢分享！

yaojiahuan501

马大哈哈 发表于 2015-9-21 12:28
，你是连差旅费的概念都没有搞明白，应该好好学习，根据最新的会计准则，利润表项目按照功能分类， ...

对马兄的解读很好奇。
我是房地产企业的，比如我们总公司工程部的员工。要去异地项目参加综合验收，我就把这个名员工去异地的差旅费归集到，异地这个项目的  开发间接费用中  如果回家，公司报销差旅费，我计入职工福利
按你的意思，只能归集到  管理费用——差旅费
但是房地产企业，与工程现场管理直接相关的费用是计入开发间接费用的。
那按你的意思，我这样做岂不是都是错误的？

qing2015

就这个差旅费我纠结啊

yassion

小小差旅费，整理的真全。

williamxyzhang

分析得太详细了

wang740429

不错。

yoolele

支持楼主，感谢分享！

lt050718

不错，很好，案情并茂，非常好的。

阿飞8301

说的很详细，实际工作中很有用，收藏

彭怀文

yaojiahuan501 发表于 2015-9-21 22:19
对马兄的解读很好奇。
我是房地产企业的，比如我们总公司工程部的员工。要去异地项目参加综合验收，我就 ...

您的理解是正确的，支持您的观点。

LY会计

说的很详细很好