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从一个采购实例分析企业内控缺陷

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发表于 2012-5-7 17:31:06 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 清朝的鱼 于 2012-5-7 19:10 编辑

从一个采购实例分析企业内控缺陷
曾经在一家企业做生产循环的内部审计时遇到的一个实例。
        做内部审计我喜欢去跑跑现场,搜集资料的时候我喜欢和业务文员一起搜集,主要是怕资料多,女孩子抱不动。
        一次做生产循环的审计时我也没有错过这个“开小差”的机会,跑到车间去逛了一圈,然后就让生产文员带我去资料室找资料。果然,资料放在很高的位置,我们很艰难地才把它们取下来,我发现,资料保管不是很好,有些资料上面有一层厚厚的灰尘;在现场翻阅了一遍又发现,我需要看的生产现场管理的资料是按本装订的,一台机对应一本资料,可是部分机台当月尽管没有开机,仍然有一本空白的资料;还有些机器当月开机不足一个月,开机的那些天有资料记载,没开机的附有空白纸张。
        由此我在大脑中初步得出结论:生产纸张存在大量浪费,生产资料的现场控制存在缺陷。
        很多内审人员做到这里可能就开始沾沾自喜了,以为可以向上级领导提交一份漂亮的内控缺陷报告了,其实不然。
        发现这一现象后,我随即抽取了几本回到办公室仔细研究,初步估计纸张的浪费率在40%,然后找采购要到了生产用纸张的每月采购总量和每月采购单价发现:1、生产用纸张每月采购量巨大;2、生产用纸张每月的采购价格不变,且按照常识判断偏高。
        我与采购负责人沟通,对方对我的价格质疑非常不开心,大为不悦,说如果纸张单价由问题那这不成暴利行业了嘛?
        于是我让采购负责人敦促采购员要求该供应商和备选供应商重新报价,发现供应商报价是分等级的,即3000张以下0.2元\张,3000-5000张0.12元\张,5000张以上0.08元\张。而公司的采购单价一直是0.2元\张。发现这一问题后,我立马要求采购负责人约见供应商,由我、采购员和供应商就价格进行重新谈判并在以后的采购过程中均依据最新价格执行,对于之前的几个月的纸张采购价格偏贵的执行扣款,仅仅由于价格偏高就扣款近万元,并对供应商提出严重警告,由于考虑到部分关系及申请领导后,没有对供应商执行额外罚款。
        在这之后我又建议生产部门领导对生产纸张的使用进行更好地管控,采购部门加强自身的询比价工作。内审工作为公司创造了效益,促进了公司的管控,提升了内审地位。当然了,这个案例从侧面折射出公司的采购组织架构和职责划分上存在问题,询比价工作比较流于形式(以前采购环节的审计工作有证据支撑此结论)。
        通过这个案例说明,审计工作要抓住问题的内在实质和关联关系,明白牵一发而动全身的道理,细处入手,纵观全局,同时要有打破沙锅问到底不到黄河不死心的心理准备,不放过任何一个可能提升自身价值的机会,一查到底。


该贴已经同步到 ribbon2_2008的微博

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本帖被以下淘专辑推荐:

  • · 审计|主题: 58, 订阅: 1
发表于 2012-5-7 17:45:43 | 显示全部楼层
谢谢分享,学习了
发表于 2012-5-7 17:48:40 | 显示全部楼层
学习了,谢谢
发表于 2012-5-7 18:15:38 | 显示全部楼层
人的一生最大的恶就是:砸了别人的饭碗。:lol
发表于 2012-5-7 18:23:25 | 显示全部楼层
细微处见真章。谢谢分享
发表于 2012-5-7 19:40:15 | 显示全部楼层
:Q:Q:Q 这和我在背景百脑汇 做的 那个 复印机审计案例差不多
发表于 2012-5-7 21:25:14 | 显示全部楼层
内审是个极不讨好的差事啊:(
发表于 2012-5-7 22:21:39 | 显示全部楼层
谢谢啦,学习了,做审计就要这种抽丝剥茧、找出问题本质的能力。
发表于 2012-5-8 07:46:01 | 显示全部楼层
若在我司,供应商与采购是会被拿下的!
发表于 2012-5-8 08:25:53 | 显示全部楼层
细微处见真章。
发表于 2012-5-8 08:26:15 | 显示全部楼层
回复 若水QQ 的帖子

错,饭碗都是自己砸的,别人砸不掉自己的饭碗。

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1

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发表于 2012-5-8 08:26:56 | 显示全部楼层
内审工作和地位,一方面在于自身工作的努力;另一方面也在于高层管理者的态度和重视程度!
发表于 2012-5-8 09:23:31 | 显示全部楼层
回复 若水QQ 的帖子

不砸别人的饭碗自己的饭碗就要被砸了
发表于 2012-5-8 10:20:16 | 显示全部楼层
内审不好做啊,查不出问题,老板说你无用;查出了问题以后,走到哪都被人防着.;P

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1

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发表于 2012-5-8 10:57:28 | 显示全部楼层
做的很好的采购审计
我以前不碰价格这块,现在看来还是要找几个拿出来
发表于 2012-5-8 11:15:06 | 显示全部楼层
昨天早上开每周例会,会上生产部负责人提出单项泵B50-50-125型号使用效果差,易漏水,与以往采购质量有较大差距,用量也在上升,出现问题就是1-2个月内的事情。
于是联想到3月份做的采购计划审计,我确实要求采购员采购较便宜的单项泵,但只是更换供应商并未更换品牌厂家,如何会发生这样的事情?当时会上采购部负责人,和我们罗里吧嗦,好像是逮到了我们审计部的小辫子一样。于是查看了我当时出报告的附件,附件上明确的写的是浙江XX水泵厂,我把报告给了生产部负责人查看,当时报告是经过领导审阅过的。他们也确定了他们使用的一直是浙江XX水泵厂的泵。于是我与设备部负责人一起到生产线查看更换的水泵的铭牌,果然不出所料,水泵的品牌和生产厂家均与我给采购的信息不一致,就这样采购负责人还在哪里罗里吧嗦的,什么便宜个30-40块钱,出事了吧,我心想这样的人也能当上负责人了,要不是有点关系,出了这个厂他什么都不是。我于是与负责五金采购人员交流,他也承认是他的疏忽,说打电话的时候要的是浙江XX水泵厂的泵,但是货到后未到仓库查看,是他的疏忽。这真是大事化小,小事化无的解释了。
真相大白,今天早上我又在办公室听到采购负责人在说换化工原料的事情,小报告打的快活吧,领导都叫他换供应商了,还在那啰嗦,心中没鬼才怪呢。我准备等领导开完会,去问问打的我什么小报告。内审你不硬气点不行。

点评

就是得硬气点!  发表于 2013-1-29 11:28
学过“郑庄公克段于鄢”吗?  发表于 2012-11-5 08:35
做内审的就要把立场坚持到底  发表于 2012-5-24 13:09
验收部门也未尽责。  发表于 2012-5-18 11:21
如果一切都如楼主所说:那么采购负责人存在舞弊行为。。。。。在蚕食公司利润。  发表于 2012-5-14 09:10
发表于 2012-5-8 12:25:57 | 显示全部楼层
呵呵,内审博大精深
 楼主| 发表于 2012-5-8 12:29:43 | 显示全部楼层
回复 离人心上秋 的帖子

可以考虑做价格专项审计。
 楼主| 发表于 2012-5-8 12:31:21 | 显示全部楼层
回复 Danery_anny 的帖子

确实如此,这是大家都认可的事实。内审独立性也很重要啊:P
 楼主| 发表于 2012-5-8 12:33:41 | 显示全部楼层
回复 longku 的帖子

最后没有拿下,涉及金额是一个方面,但是采购这边肯定是有问题的,由于一些原因,没有动这个采购负责人。
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