我的上班六年系列之六-- 会议纪要满天飞

    开会，好像是人类的本能之一，古代的皇帝每天“有事上奏，无事退朝”；非洲食人族抓到一个白人准备煮来吃了，也要围着大锅跳一圈舞开个会热身一下。不知从什么开始，开会成了我们工作的一部分，没有哪个写字楼不配备meeting room。我现在工作的H公司，一层楼有十几个会议室，要book会议室要通过电子流还老也订不上。我们部门文员MM每天早上7点钟就要来填电子流订会议室，但是有招数更狠，找海外同事利用时差，刚过零点就把会议室资源给占了。

    会开多了，会议纪要就多，而且一份会议纪要经常都广发众人，搞得像新闻通稿一样。6月的一天，我们部门和几个相关部门开了一个会，后来会议纪要也发给我了。

    从纪要上看，开了三小时，在某个项目的方案选择上，与会各方给出了如下意见：

关键议题：关键业务用户对XXX项目的方案A和B的态度：
我们部门的小李： 主观上坚持方案A，但是考虑到目前XXX系统的现实状况，保留地接受方案B。
我们部门的小周： 主观上倾向方案A，但同时认为方案B可行。
Y部门的小雷： 认为在当前各方面准备度都不成熟的情况下，建议采用方案B比较稳妥，但最终意见与我们部门保持一致。
Z部门的小高： 需要会后与Z部门的另一同事讨论，再作决定。
W部门的小刘： 倾向于方案B，同时建议参考V部门的同事小丁（当天没有参加会议）的意见。

综合以上意见，关键用户主观倾向方案A，但考虑到业务现状与业务准备不成熟，推荐方案B。

三个小时的会议，需要决策的关键议题得到一个磨菱两可的结论，此结论等于还是没有结论。

   在H公司，很多干部和员工都为会议所累。首先是会议的数量多，我们部门尤其会多，被冗长会议占用的时间，往往要通过加班补上，来完成其它例行的工作。其次基本上所有的会议时间段都预定为2小时，有的其实1小时就能讲完，也强行预定了2小时。第三是会议纪要满天飞，似乎只有依靠会议纪要，工作才能开展下去。第四是一次会议形成的结论往往不如人意，还需要后续再讨论，而后续讨论出的结论，往往已经和前面的会议纪要大相径庭。第五就是会议只有召集人，没有主持人，会开得没有章法。

还有一大特色，就是来自不同部门的与会者从不互相介绍，一上来就开盲会，有的人我都一起开过几次会了，还不知道他叫什么名字。

   会议的价值，在于与会各方达成一致，形成决议，好的会议纪要对接下来的工作开展起到很大的作用。我刚毕业那一年，不管和谁开会我都是资历最浅的，所以我都是记会议纪要的（meeting minutes）。 起头要记录一些基本信息：Time, Venue, Attendee, Purpose或者Theme，然后是每一个Subject。在H公司的会议纪要还有一栏审批人，以防记纪要的人描述不准确。每个Subject都要有明确的结论，如果有不同意见的要写明各方的观点，最后形成conclusion, 如果有需要follow up的要写明谁是owner, deadline是什么时候，暂时决定不了的事项要注明TBD(to be decided) 或者to be finalized. 所有能够量化的时间，数据，金额，费用预算，都应该记录下来成为依据.

   会议一定要有一个主持人，掌握会议的时间进度、发言的质量（有的人滔滔不绝离题万丈，其他人也不便打断，主持人去stop最合适）、议题的顺序（如果一个议题已经讨论充分了，主持人应当及时进入下一个议题，以防有人还在那里发散思维）。如果会议上有之前不互相认识的，要让大家自我介绍，最好是用5分钟时间ice breaker一下；有时候需要头脑风暴（brain storm）的，主持人还要调动一下气氛，因为中国人总是担心说错话，有好的想法也习惯性藏起来。

   在B公司开的会，所有的开场白都是一样的，就是先讲会议室周边的走火通道。在中信18楼，只要有一个与会者日常不是在中信办公的，就要统一讲一遍逃生通道。到了外面的酒店，或者其它office开会，一开始也是要强调万一发生突发事件如何通过最快速最安全的路线逃生。而我有时候从公司的A区到我不熟悉的B区或者J区培训中心，得花好几分钟才能找到会议室。如果是发生火灾到处浓烟密布肯定一抓瞎。到不熟悉的地方开会，或者参加任何集体活动，一定要先留意周围逃生通道，看看过道的头顶，会有一个小人在跑的标牌，如果电源断了这个标牌也会亮着绿光，这也是B公司教给我的最好习惯之一。

   会议的最后，通常还有有个5-10分钟的环节称为re-cap. H公司的一个规矩我觉得是很好的，就是要求大家把椅子都放好，桌面不可留下纸张、纸杯，投影仪要关闭，白板擦干净防止泄密。这些在B公司没有做要求，所以会议室经常留下用过的一次性纸杯和废纸张等着清洁阿姨去收拾。

    我开过的最惬意的一个会，是到B公司的伦敦总部。夏日的午后，在办公楼旁边的小花园里，撑着大阳伞，凳子都是彩色塑料的，桌子也是又矮又圆的，每个人还拿了一杯冰摩卡咖啡。一个30分钟的沟通会，身心皆愉快。

沙发

不错，看来不管什么企业都是以开会为主。
     记得刚工作时，是在国企。开会是领导的事情，我们小职员只要领导回来安排工作就好了，没有什么发表意见的机会。
     但是我们的领导是老党员，经常会利用周六休息日组织我们到办公室开会，开会的内容就是读读那些“大报”的内容，小职员们也只好放弃其它安排将周末时间用来开会读报。
    因为单位变动，科里来了另一个年龄大些的大姐。在她来后科长第二次安排开会，她在周五下班前冲进来对科长说：用周末开会读报我反对，反正明天我不来！！
    从此以后直到科长退休的很多年里，我们再也没开过会了，连上班时间都没开过会了
    有时真很喜欢那位老科长，他再也不开会了，而且也没有讨厌提意见的人，大家一直相处和睦。

我得把我办公室的白板弄干净了

1、规范化，现在做部门综合岗，几乎只要有草参加的会议，必定是我记录，记录的格式不精确，并且在规范性上也值得改进。但是按我们公司实际情况，更多是一种陈述性记录，而不是讨论结果的记录，这样的记录更为简单一些。
2、复核很重要，H公司的会议纪要还有一栏审批人，以防记纪要的人描述不准确。
3、安全第一，在B公司开的会，所有的开场白都是一样的，就是先讲会议室周边的走火通道。
4、5-10分钟的环节称为re-cap要成为一个习惯，并且防止内容泄密。

解决问题应该是在开会之前的
等开会的时候，问题应该是基本上已经解决了，只差最后关键环节
或者，只是通过会议来公告一下
会议上解决问题，效率是非常低的

不错,跟台湾那个余世维讲的有些类似

引用:

原帖由 亦孤独 于 2009-7-2 08:54 发表
解决问题应该是在开会之前的
等开会的时候，问题应该是基本上已经解决了，只差最后关键环节
或者，只是通过会议来公告一下
会议上解决问题，效率是非常低的

同意

开会多了肯定没效率

会议解决问题的效率的确不高，要开会的时候，通常都是“呈词结案”了