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内部控制制度设计

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发表于 2004-8-13 00:37:39 | 显示全部楼层 |阅读模式
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内部控制制度设计

内部控制制度的构成内容
一般地说,内部控制制度的范围应当涉及企业的各种经济业务,范围扩展得越大,控制就越是严密,作用也就越大。经济业务的种类繁多,内部分工较细,对外关系复杂,因此要设计严密完善的内部控制制度,其范围应当扩展到企业的每一种经济业务,对所有经办业务的部门和人员都提出具体要求,以保证内部控制制度的效用。
企业的货币资金收支业务和产品购销业务不仅数量大,而且牵涉的部门和人员多,大多数又是与企业外部发生业务关系,因此发生错误和弊端的可能性较大,尤其是产品的赊购、赊销业务,更是如此。所以内部控制制度应以上述两类业务为中心来设计,将它们作为控制的主要范围和内容。
内部控制制度的范围包括:
——货币资金业务的内部控制;
——供应业务的内部控制;
——生产成本业务的内部控制;
——销售业务的内部控制;
——工资业务的内部控制;
——存货业务(存货的收发,结存)的内部控制;
——固定资产业务的内部控制;
一、货币资金业务的内部控制制度
㈠ 货币资金业务内部控制的基本要求
货币资金业务是指现金、银行存款和其他货币资金的收支业务。它具有业务数量大、发生范围广的特点。货币资金收支业务的内部控制,是整个内部控制制度设计的关键。要求:
1、实现钱账分管,出纳员不得负责总账的记录.
2、各种收付款业务均应集中于出纳部门办理。任何部门和个人不得擅自出具收款凭证或付款凭证。
3、现金收入和支出必须立即记账,应定期或不定期检查现金记账情况并进行账务核对。
4、一切货币资金收入,都要入账。不得将出售残料、废料的收入、罚款赔款的收入等列作账外处理。
5、银行存款收付业务必须定期与对账单核对(至少每月一次),并由出纳员以外的人员编制或审核银行调节表。
6、库存现金除日常周转需用外都应每日解交银行,库存现金必须存放保险柜。
7、发票与收据必须按编号顺序使用,领用空白发票(银行票据)和收据必须进行登记。
8、支票签发必须由出纳员和财务负责人两个以上负责并签字,并应设置支票签发登记簿进行记录,空白支票不得签名盖章。
9、所有付款业务只有经过审核批准后方可支付(办理)。
10、一切收付款必须凭证齐全,收付业务完成后必须加盖收讫和(或)付仡(讫)的印章。
11、所有与现金或银行存款收付业务有关的人员在业务处理后都必须在相关文件上签字,以备追溯责任。
12、出纳员在每天工作结束时要清点现金,核对账目,主管部门应进行不定期检查。
㈡ 货币资金收入业务的内部控制
    收入货币资金的途径,一是通过银行,二是直接收取现金。由于通过银行收款的业务,受到了银行的直接监督,起到了外部控制的作用,客观上能够有效地减少和堵塞货币资金收入业务中的漏洞,是保护货币资金安全的一个有力措施。因此,货币资金收入业务的内部控制制度设计,主要针对现金收入业务。一般情况下,企业的现金收入主要有销售货物取得现金和回收欠款,取得现金。
1、销售货物收入现金的内部控制
主要采用填制“销货单”的方式。它是“原始凭证控制方式”在现金收入业务中的具体应用。要求在顾客购货时,由销售部门开具销货单,注明所销物品的名称、规格、数量、单价、金额等内容。顾客持销货单向财会部门交付现金,然后持出纳员盖“收讫”章后的销货单向保管员提货。
2、回收欠款收入现金的内部控制
单位在办理回收各种应收及暂付款项的业务时,应尽可能通过开户银行。如果采用收取现金的方式:
⑴ 出纳员直接向交款人收取现金时,必须由出纳员开具事先印有连续编号的“现金收据”,采用复写方式,一式三张。在加盖财务专用章和出纳章以及交款人签章后,将其中一张给交款人作为交款凭证,一张送交会计部门作为记账依据,一张留作存根。为保证现金收据的规范使用,应重点检查其编号是否连续,如有短缺,应及时查明原因,即使是作废的收据,也应将三张收据加盖“作废”字样后一并送交会计部门检查后归档保管。
   “现金收据”也可以由会计员开具,然后交给出纳员加盖公章和出纳章,同时收取现金。这种方式下,由于票据、印章两人分管,使开票和收款工作分离,可以进一步强化现金收入业务的内部控制。
不论什么情况、采用什么方式收取现金,除前述重点加强记录工作,即强调原始凭证的作用外,还必须充分利用账簿的功能,按规定及时登记现金日记账和“现金”总分类账户,并加强二者之间的核对工作。
㈢ 货币资金支出业务的内部控制
    货币资金支出业务与收入业务相比,其相同之处在于支出途径也是两条,即通过银行转账支付和由出纳人员直接支付现金,不同之处在于支出用途多样、业务内容繁杂、牵涉范围广、涉及人员多。
当通过银行支出货币资金时,要求采用银行规定的结算办法,填制银行统一的结算凭证,客观上受到银行的外部控制,很大程度上起到了防错消弊的作用。因此,对这种业务实施内部控制,重点应放在结算凭证的管理上。基本要求是:建立严密完善的结算凭证管理制度,妥善保管各种凭证,尤其是现金支票和转账支票;严把各种凭证的使用关,出纳员开具支票时,财务主管应当审查批准,而不能让其独自办理;对已用和未用凭证应当由非保管人员定期检查;严格限制签发空白支票;随时与开户银行对账等。
现金支出业务是货币资金支出业务内容控制的重点。该类业务按支出用途不同大致可分为采购物品支出现金、发放工资支付现金和支付各种借款使用现金等。具体控制方式:
1、采购物品支出现金的内部控制
对采购材料、商品等支出现金的业务实施内部控制,关键是在付出现金之前,先取得相应的原始凭证,如支付购货款须取得销货单位的发票,支付货物运费须取得运输单位的收费单据,并及时送交财会部门,由财会主管审核批准后,交给出纳员支付现金。
为了进一步强化内部控制,还可采取根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。即:会计部门在接到发票等原始凭证后,先由财会负责人审核批准,再由会计人员根据其编制付款凭证,注明会计科目、款项用途及金额等,交给出纳员由其根据付款凭证列示的金额支付现金,并登记现金日记账。然后将付款凭证退交会计部门,以便登记总账。这样,出纳人员应当付出多少现金,会计部门已经记录在案,更有利于形成控制关系。
2、发放工资支出现金的内部控制
对发放工资支出现金的业务实施内部控制,主要应采取下列措施:
⑴ 严格划分劳资部门(人力资源部门)、财会部门和内部审计部门的职责,使工资发放业务由劳资管理员、工资计算员、现金出纳员和内部审计员分工协作完成。具体是:劳资部门(人力资源部)负责审查并根据职工名单和考勤记录、工资标准,编制工资发放表等;财会部门负责提取现金发放工资并分配工资费用等;内部审计部门负责审核各种资料。
⑵ 建立健全劳动用工和考勤制度。要求:
工资表上的人名须经劳资部门(人力资源部)审查,临时工须有合格的证明,以防虚设人名,冒领工资;
调动工作和变更工资标准须有劳资部门(人力资源部)的正式批准文件,以防多计工资总额,侵吞余额;
考勤记录和产量记录须有车间负责人的签章,以防多记工时产量等现象;
离职人员应及时从工资表中除去,以防继续领发工资,等等。
⑶ 强化审查手续。由于工资的构成内容复杂,包括基本工资、职务工资、各种津贴、奖金以及浮动工资等,而计算手续又相当繁琐,不仅要计算应发工资,还要计算代扣款项、实发工资等。所以,即使不发生作弊行为,但差错则在所难免。为此,必须强化审查复核工作。要求:重复计算每一张工资表,至少计算两遍;内部审计人员应当经常性的审查其他人员的工作;每一张工资表都应经过劳资部门(人力资源部门)、财会部门和审计部门多环节的复查等。
⑷ 创造条件,委托金融机构代发工资。具体做法是:为单位的全体职工在同一定点储蓄所内开设活期存款账户,每月计算出工资总额及每个职工的实发工资后,将工资结算单交给职工,而资金则一并交存储蓄所分别划入每个职工的存款户内。这样,既可简化工资发放手续,减少现金流通,保证现金安全,又可将工资发放业务改变为“集体整存,个人零取”的储蓄业务,将内部控制与外部控制紧密结合起来,有效地防止工资业务中的差错和弊端。
3、借款支出现金的内部控制
一般情况下,发生出差借款和其他公务性借款业务时,需要支付现金。该类业务相对较简单,对其实施内部控制,应符合三个方面的要求:
⑴ 借款人需要预支现金时,首先应填制“借款单”,并由所在部门负责人签字,然后交财务主管审核领导批准,出纳员据以支付出现金;
⑵ 会计部门应当根据“借款单”编制付款凭证,登记“其他应收款明细账”,发挥账簿控制的作用。待借款人出差归来或完成业务后,根据实际用款数长退短补,注销明细账上的有关记录;
⑶ 严格禁止非公务性借款行为,不得以便条作为借款手续,更上不能搞口头承诺,君子协定。
二、供应过程业务的内部控制制度
㈠ 供应过程业务内部控制的要求
供应过程包括商品、材料和固定资产的供应。它一般由签订合同、验收材料或商品入库、结算支付货款三个环节构成。对供应过程业务要求:
1.采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责。
2.采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。
3.除零星采购外,采购业务均需签订合同。
4.采购货款必须经过审核、核对合同,方可付款结算。
5.采购货款除小额采购外必须通过银行结算。
6.采购的物资必须经过验收方可入库。
7.采购过程的损耗必须查明原因,经审核批准后方可处理。
8.应付账款明细账与总账应定期核对。
㈡ 采购业务内部控制的具体方式
1.填写“请购单”,办理申请手续
企业各部门所需要的材料、商品和其他物资,或者仓库认为某种货物储备量已达到最低储备限额而需要补充时,应当通过填写“请购单”的方式,申请购货。“请购单”是通知供应部门进行采购活动的一种业务通知凭证,由申请购货的有关部门负责人签字后,送交供应部门负责人审批,并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式,使每一次采购业务都能有相应的依据,并建立在有计划的基础之上,对于防止盲目采购,节约使用资金,分清各有关部门和个人的责任都有一定的作用。
“请购单”一般采用两张复写方式,详细注明:请购部门、请购物资名称 、规格、数量、要求到货日期及用途等内容,一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后,将其中一张退回请购部门,以示答复。
2.签订“定货单”,规范采购活动
如前所述,企业中除零星物品的采购可随时办理外,大宗购买业务应尽可能签定(签订)合同并采用定货单制度,以保证采购活动的规范化。“定货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证,也是购销双方应当共同遵守的一种条约,它不仅使采购业务在开始时就置于控制的范围之内,而且便于使整个采购业务在任何时候、任何环节上都能查询其执行情况。
“定货单”可据实际情况,采用数张复写方式,其中一张送交销货单位,请求发货;一张转交仓库保管部门,作为核收物品时与发票核对的依据,即验收货物的依据;一张留作存根,在供应部门归档保存,以便为所有的定货与到货情况进行查对、分析。
3.填制“入库单”,严格验收制度
采购部门购买回的各种材料物品,都应及时送交仓库验收。验收人员应当对照销货单位的发货票和购货定单等,对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确、相符的基础上填写“入库单”(或收料单)。“入库单”是证明材料或商品已经验收入库的会计凭证,由仓库验收人员填制,并取得采购人员的签字后,一张留存,登记仓库台账,一张退给采购部门进行业务核算,一张送交会计部门。严格的验收制度,有利于考核采购人员的工作质量,划清采购部门与仓库之间的经济责任,保证入库物资的准确性、安全性。
4.强化审查制度,严格审核购货业务的各种凭证
会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前,应对各有关部门送来的各种原始凭证,包括发货票、运费收据、入库单以及定货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一凭证的购货数量、金额计算的正确性,还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题,应及时查明原因,分清责任,合理解决。在此基础上,编制付款凭证,由出纳员结算支付货款,并按货币资金支出业务的内部控制要求和方式实施内部控制,使两种业务的内部控制统一起来。
三、生产成本内部控制制度
1.成本的计算必须以原始记录为依据。
2.成本计算必须具有健全的原始凭证。
3.应该进行定额管理。
4.在产品、产成品的转移必须有严格的交接手续。
5.必须定期对在产品和完工产品进行清点。
6.费用分配表必须进行审核方可进行转账处理。
7.成本计算表必须经过审核。
㈠ 生产成本内部控制的具体方式
1.成本计算基础工作设计
成本计算基础工作主要包括以下方面:
⑴ 制定成本开支范围和标准。确定哪些费用构成产品成本,是对费用处理的依据。
⑵ 制定成本计算原始记录,是确定费用归集、分配和成本计算的依据。
⑶ 制定消耗定额,是成本控制、分析、以及费用分配的依据。
⑷ 制定其它有关制度,如领料退料制度、在产品和产成品盘点制度等。
⑸ 确定成本计算的截止日,作为本期费用与下期费用划分的标准。
2.成本计算方法的选择
成本计算方法应根据企业生产特点和管理规模来确定,并力求成本计算方法的合理。
⑴ 确定成本项目。成本项目反映了产品成本的构成情况,并有利于成本分析与控制。成本项目按费用要素确定,设置原材料、燃料、动力、辅助材料、工资、制造费用等项目。
⑵ 确定成本计算对象和方法。企业生产有单件生产、小批量生产、大量生产等情况,生产工艺有装配式和连续式的情况。根据这些特点,可以分别以品种、类别、加工步骤为成本计算对象,并分别选择品种法、分步法、定额比例法(分批法)等成本计算方法。各种计算方法一旦确定财务必须备案,不得随意调整。
⑶ 确定费用确认和分配的标准。费用确认的标准如固定资产折旧方法,低值易耗品摊销方法、大修理费用的计提与摊销方法。费用分配的标准指间接费用的分配方法,如制造费用分配时可采用工时比例法、直接费用比例法、消耗定额比例法等,各车间按具体情况分别确定,一旦确定,不得随意变动。
⑷ 确定产成品、在产品划分的标准。在划分时可以按实际情况选用不同的方法,如在产品很少的情况,可不计在产品成本;在产品比较稳定时,在产品成本可确定为一个定量;在产品波动较大时按一定的比例分配。分配时主要可采用约当产量法和定额比例法。
⑸ 确定成本计算的程序。成本计算主要在车间和会计部门进行,各种转账、分配计算等分别在车间和会计部门进行。成本计算所需原始凭证应定期传交会计部门,有关凭证的传递程序:车间----会计部门。
3.成本计算中的凭证:
⑴ 费用汇总表
例如根据领料单、发料单编制的材料汇总表,根据工资单汇总的工资汇总表,以及折旧汇总表等。
⑵ 费用分配表
按照费用发生作用途,按成本对象编制的材料分配表,工资费用分配表和制造费用分配表等。
⑶ 在产品结存表
确定在产品数量和加工程度的报表,也可通过盘点后填制。
⑷ 产品入库单
反映完工产品数量的凭证。
⑸ 成本计算表
4、成本明细账的设置
车间和会计部门分别设置成本明细账,也可按成本计算对象编制成本计算表,以表代账。账、表均应按成本项目的构成设多栏式结构(车间和会计部门账表格式具体由财务部统一设置),将发生的直接材料、直接人工按成本计算对象入账(表)。将各种间接费用经制造费用归集后进行分配,期末按不同成本对象分配转出入账(表)。
四、销售业务的内部控制方法
㈠ 销售业务内部控制的基本要求
销售业务是围绕推销(销售)产品、商品或劳务等所发生的经济业务。销售业务包括产品销售业务和其他销售业务。一般要经过签订销售合同、填写发货单通知仓库发货、办理发货、办理货款结算四个环节。销售业务内部控制要求:
1.销售合同、发票和发货单,必须经审核批准方能生效。
2.发票和发货单应顺序编号,如有缺号须经批准方可注销。
3.要按规定价格销售,未经授权不得改变售价。
4.收款时必须对品名、数量、单价、金额进行审核,有销售合同的必须与合同核对。
5.废残料的出售必须按一般销售同样处理。
6.销售退回必须按一般销售同样处理。
7.开单、发货、收款必须分工负责。
8.应收账款明细账应与总账核对相符。
㈡ 销售业务内部控制的具体设计
1.现销售业务的内部控制
销售业务都分为现销和赊销两种情况。现销业务在销售产品或商品的同时,收取货款,强调钱货两清。实施内部控制的主要手段是开具“销货单”,并确定其合理的传递程序。具体做法是:
⑴ 客户购货时,由销售部门填制一式数联的“销货单”,注明购货单位、货物名称、规格、数量、单价、金额等,经部门负责人审核签章后,留一联作为存根,进行业务核算,其余交客户办理货款结算和提货。
⑵ 客户持“销货单”向财会部门交款。财会部门对“销货单”认真审核后,办理收取货款的手续,并加盖财务专用章和有关人员的签章,留一张编制记账凭证,其余退给客户。
⑶ 客户持“销货单”中的提货联向仓库提货。仓库保管人员对“销货单”复核,确认已办妥交款手续后,予以发货,并将提货联留下登记仓库台账。
2.赊销业务的内部控制
赊销业务是指先办理产品或商品发出,然后在规定时间内收取货款。一般情况下,赊销业务的内部控制制度除符合前述基本要求外,还应采用下列程序和方式:
⑴ 严格定货单制度,强化销售合同的作用。凡赊销业务,采用定货方式,定单确定后列入销售计划,作为日后发货的依据,防止无计划的发出货物。
⑵ 建立赊销业务批准制度,赊销业务应经过财务负责人的批准,未经批准,销售部门不得指令仓库发货,以防止因不了解客户信用度而可能造成损失。
⑶ 及时登记销售明细账和应收账款明细账。在发出货物后,会计部门应对销售部门开具的“销货单”以及相关的合同、定单等进行审查核对,正确无误后编制记账凭证,并及时登记销售和应收账款明细账,以充分发挥账簿的控制作用。
⑷ 定期与购货单位核对账目,并按有关规定及时收取货物。对账中发现的问题应及时查明原因处理,收回货款应及时登记应收账款明细款账,确保双方账目相符。
五、工资业务处理程序设计要点
㈠ 工资业务处理内部控制的基本要求
1.工资的发放数额必须以考勤记录、工时记录、产量记录和考核记录为依据。
2.工资的变动必须以主管部门授权批准的文件方可办理变动手续。
3.对各部门编制的工资单或由人力资源部编制的工资单必须进行审核。
4.工资单合计数与工资汇总表、工资分配表合计数核对相符。
5.工资单的编制与工资发放人员应予以分工。
6.工资提现凭证只有经过批准方可提现。
7.工资发放必须由领款人签收,签收的工资单副本交由会计部门归档保